Nachdem ich bereits seit über einem Jahr versuchte, mich mittels Life Planner und dem Bullet Journal nach der GTD-Methode zu organisieren, gab es immer noch Bereiche und Aufgaben, die mir Kopfschmerzen bereiteten. Ein Bereich was das Bloggen. Ich habe etliche Listen mit Blog-Themen, die sich stapelten, im Life Planner wie auch in OneNote und sogar in meinem Notizblock, den ich immer bei mir habe.
Diese endlos langen Listen überforderten mich. Sie waren zwar raus aus meinem Kopf, aber immer noch da – und es war unklar für wie lange noch, denn der „nächste Schritt“ war so nicht definierbar.
Ich wusste, so konnte es nicht weitergehen.
Doch ich hatte diese Blockade. Ich wusste nicht, wo ich bitte anfangen soll. Dazu kam, dass wir noch an einem weiteren Kurs und einem weiteren größeren Projekt saßen.
Ich habe schon zu Redaktionsplänen recherchiert, aber die Vorschläge überzeugten mich nicht. Excel ist zwar ganz nett dafür, aber einfach nicht mein Ding. Ich kann nur von meinem PC darauf zugreifen, ich kann sie nicht mit meinem Partner teilen, ich kann nicht mit Farben und Schlagwörtern arbeiten.
Doch eines Tages, ganz unvermittelt, sah ich bei Facebook diesen Beitrag von Katharina Lewald. Weil ich ihre informative Art zu schreiben mochte, bin ich dem Link gefolgt, statt den Beitrag wie üblich nur zu überfliegen („weiß ich schon, kenn ich, bestimmt wieder nur Werbung, sicher zu kompliziert, brauch ich nicht…“).
Unter Punkt #8 fand ich dann genau das, wonach ich solange gesucht habe: ein Tool bzw. eine Projektmanagement-Software, die sich einfach perfekt für Redaktionspläne eignete.
Ich musste nur den Screenshot sehen und ich wusste: das ist es!!
Ich folge sogleich dem Link zum Redaktionsplan und fand dort einen anderen wunderbaren Screenshot. Sofort habe ich mich bei Trello angemeldet und meine ersten Boards angelegt.
Bei Trello gibt es:
- Boards (Oberthema)
- Listen (Kategorie, Unterpunkt)
- Karten (größere Aufgabe).
- Innerhalb der Karten: Checklisten
Board 1: Blog-Ideen
Ich habe mir drei Boards zum Thema „Blog“ angelegt. Das erste Board („Blog-Ideen“) hätte ich auch weglassen können und die Ideen wie gehabt im Life-Planner sammeln. Allerdings habe ich so oft unterwegs Ideen, dass es für mich praktischer ist dafür ein Online-Tool zu nutzen. Außerdem habe ich gern alles, woran ich jetzt und in naher Zukunft arbeite, an einem Ort.
Auf dieses Board kommen nun also thematisch sortiert alle meine Ideen. Zur Zeit habe ich 30 Listen mit Ideen zu meinem Haupt-Blog. Hier ein Beispiel:
Board 2: Editorial Calendar (Redaktionsplan)
Das sensationelle kommt jetzt: das dritte Board – der Redaktionsplan. Nun suche ich mir die wichtigsten oder interessantesten Themen aus und ordne sie den Monaten zu. So sehe ich auf einen Blick, welche Blog-Artikel ich in diesem Monat schreiben möchte.
Dieses Tool hat mein Leben so viel leichter gemacht!
Nach diesem Muster habe ich auch alle anderen Lebensbereiche organisiert, doch dazu später. Jedenfalls fühlte es sich an als würde man mir einen bleischweren Mantel von den Schultern nehmen, die Überforderung nahm langsam ab.
Und das Beste ist: man kann den einzelnen Aufgaben-Karten Labels geben, ja – Labels!
Ich verwende sie auf dem Editorial Calendar-Board („XY-Blog“ auf dem Bild), um auf einen Blick zu sehen, welche Kategorien vertreten sind. So kann ich die Themen gleichgewichteter auf die Monate verteilen. (Eine weitere Möglichkeit Labels zu nutzen beschreibe ich weiter unten.)
Board 3: Aktueller Beitrag (Optional)
Aber es geht noch weiter. Ich muss nun zusehen, dass ich die monatlichen Aufgaben (zu denen ja nicht nur Blog-Artikel schreiben gehört) sinnvoll auf die Wochen verteile bzw. zumindest auf die kommende. Dafür habe ich ein drittes Board angelegt „Aktueller Beitrag“:
Auf diesem Board sehe ich, in welchem Stadium sich ein Beitrag gerade befindet. Bei mir durchläuft ein Beitrag 6 Stadien, ich überlege noch „Entwurf“ mit reinzunehmen:
- — Recherche
- — (Entwurf)
- — In Arbeit (schreiben)
- — Editieren
- — Grafiken, Bilder
- — Bewerben, Social Media
- — Bewerben 2
Wow. Es ist also möglich.
Endlich habe ich den absoluten Überblick ohne dass es sich belastend oder überfordernd anfühlt, sondern im Gegenteil. Ich war überrascht, wie „machbar“ alles plötzlich schien. Das mulmige Gefühl, das ich sonst verspürte, wenn ich mal wieder ein neues System, einen neuen „Plan“ betrachtete, waren weg, weil die unbewussten Zweifel an dem jeweiligen System nicht da waren. Nun ist alles nicht nur wunderbar geordnet, die Aufgaben sind auch systematisch abgelegt und terminiert.
Diesem Tool, diesem System kann ich voll und ganz vertrauen. 🙂
Board: @ Nächster Schritt
Natürlich besteht ein Unternehmen nicht nur aus einem Blog. Während ich für das Thema Blog gleich 3 Boards angelegt habe, fasse ich alle übrigen Themen in einem Board zusammen. Das heißt konkret: ich behalte die Karten-Organisation des Editorial Calendars bei.
Hinzu kommen noch zwei weitere Boards, die sich als sehr nützlich erwiesen haben: „To-Do diesen Monat“ und „In Arbeit“. Das sieht dann so aus:
Auf diesem Board verzichte ich auch den einzelnen Aufgaben Kategorien in Form von Labels zuzuweisen. Das ist für mich revolutionär. Denn ich kannte bis dato keine andere Methode Dinge und Aufgaben übersichtlich zu ordnen als sie Kategorien zuzuweisen. Wollte ich sie dann auch noch nach Deadlines sortieren, bräuchte ich X Windows-Ordner/Listen/OneNote-Abschnitte/Boards. Soweit kam es nie, stattdessen schaute ich nur periodisch rein und die Aufgaben dümpelten so vor sich hin.
Zum Beispiel:
- rot: dringend
- gelb: wichtig
- grün: noch Zeit
- blau: abklären
- lila: noch 1 Schritt
- grau: nachfragen
Ein weiterer Vorteil zum Life Planner ist, dass man Aufgaben bzw. Karten ganz einfach verschieben kann – von Liste zu Liste und von Board zu Board. Außerdem kann ich größere Aufgaben bündeln, indem ich in einer Karte eine Checkliste anlege. So lassen sich Teil-Aufgaben und Teil-Ziele nachverfolgen ohne dass die allgemeine Übersicht darunter leidet. (Dazu gleich mehr.)
Nicht zuletzt nutze ich die „Kommentar-Funktion“ der Karten auch dazu Links dort abzulegen. Wenn ich z.B. auf einer Seite etwas lese, dass mich zu einem bestimmten Blog-Beitrag inspiriert oder wenn ich die Seite zwecks Recherche noch einmal aufsuchen möchte, dann habe ich sie gleich „griffbereit“.
Privates Leben organisieren
Mit Trello kann man nicht nur sein geschäftliches, sondern natürlich auch sein privates Leben wunderbar (ich würde sogar sagen, geradezu perfekt) organisieren.
Ich halte mich aber auch hier an folgende Listen:
- Jahresaufgaben
- In Arbeit
- To-Do diesen Monat
- Jan – März
- April – Juni
- Juli – Sept.
- Okt. – Dez.
- Vielleicht / Irgendwann
In diese Listen kommt ALLES rein, was ich in einem Jahr zu tun gedenke. Moment, nicht nur „gedenke“, hier kommen nur ich würde sogar „nächste Schritte“ rein.
Ich beginne das Jahr also mit der Erstellung des Boards „Jahresaufgaben“.
Da kommt alles rein, was ich in diesem Jahr an Aufgaben habe, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.
Als nächstes sortiere ich alle Aufgaben aus, die keine besonders hohe Priorität haben, die kommen dann auf die ich würde sogar „Vielleicht / Irgendwann“-Liste. Zusätzlich habe ich noch diese Listen:
- @ Mama
- @ Oma
- @ Internet (Recherche)
- @ Freunde
Diese Listen sprechen für sich: hier kommt alles rein, was ich noch mit meiner Mutter und Oma besprechen möchte oder beim nächsten Besuch mitnehmen oder hinbringen muss, was ich im Internet zu tun habe und auch Notizen zum letzten Gespräch, das ich mit einer Freundin geführt habe und welche Punkte ich demnächst mit ihr besprechen möchte.
Ich hatte auch zunächst eine „Lesen-Liste“ auf diesem Board (alle Bücher, die ich aktuell lese). Allerdings habe ich daraus jetzt ein eigenes Board gemacht.
Das heißt, Aufgaben, die monatlich zu tun sind, z.B. Kühlschrank putzen, kommen als Checkliste auf eine Karte „Hausarbeit monatlich“. Diese Karte kann man auch als wiederkehrende Karte anlegen. Man archiviert sie dann nicht, sondern setzt einfach das „Due Date“ immer wieder neu.
Oder man hat nur eine Karte „Hausarbeit“ und darin legt man drei Checklisten an:
- „Hausarbeit wöchentlich“,
- „Hausarbeit monatlich“,
- „Hausarbeit wöchentlich“.
Dasselbe kann man auch mit Büchern machen, die mal lesen will.
In diesem Fall wollte ich aber gerne auf einen Blick sehen, welche Bücher ich in welcher Kategorie habe, weshalb ich mich für ein einzelnes Board nur für Bücher entschieden habe:
Das ist natürlich nur eine Möglichkeit Trello für private Zwecke zu nutzen. Generell ist das Tool meiner Meinung nach sehr gut mit der GTD-Methode vereinbar. Ich werde darauf sicher in einem zukünftigen Beitrag noch weiter eingehen.
Nachtrag:
Mittlerweile nutze ich Trello auch als Life Planner. Der Prozess der Wochenplanung läuft dann in etwa so ab:
- Ich schaue in mein Bullet Journal, was gerade „in Arbeit“ ist, was ich gegebenenfalls auf morgen verschieben muss und was ich vielleicht komplett streichen könnte.
- Dann nehme ich in meinen Terminkalender und schaue, ob morgen wichtige Termine anstehen oder eine Deadline.
- Als nächstes gehe ich auf mein „@ Nächste Schritte“-Board (Trello) und schaue, was diesen Monat ansteht. Dann übertrage ich die Aufgabe, die am besten in den Zeitrahmen passt in mein Bullet Journal für den nächsten Tag.
- Möchte ich einen neuen Blog-Beitrag schreiben, schaue ich auf das Board „Editorial Calendar“, welche Blogartikel ich in diesem Monat schreiben wollte.
- Ist schon ein Artikel in Arbeit, dann schaue ich auf dem Board „Aktueller Beitrag“, in welchem Stadium sich der Beitrag befindet und was als nächstes zu tun ist.
- Muss ich z.B. einen Beitrag editieren, dann schreibe ich „XY-Beitrag editieren“ in mein Bullet Journal.
Sollte sich am nächsten Tag abzeichnen, dass ich für eine Aufgabe doch keine Zeit habe, dann kommt es auf die To-Do-Liste für den nächsten Tag (im Bullet Journal!). Zeichnet sich ab, dass ich es wieder nicht schaffe, dann verschiebe ich es auf nächste Woche. Sollte etwas längerfristiges dazwischen kommen, dann würde ich die Aufgabe in die Trello-Liste für den nächsten Monat verschieben.
Was ist mit dir?
Ich hoffe, ich konnte dem ein oder anderen ein paar Inspirationen geben, wie man sein Leben gefühlt und praktisch (wieder) etwas mehr in die eigenen Hände nehmen kann.
Gerade für Kreative, die ständig vor Ideen platzen und die auch öfter neue Dinge angehen, neue Projekte starten, kurze und auch längerfristige, ist es wichtig, ein funktionierendes System zu haben, wie man schnell einen klaren Kopf bekommt.
Wen das alles im Moment immer noch zu aufwendig und kompliziert ist – klar, sowas braucht zunächst einmal Zeit und Planung bevor es einem hilft Zeit zu sparen und einen zu entlasten – der kann für’s erste einfach auf die gute alte „Alles,-was-gerade-in-meinem-Kopf-herumschwirrt-einfach-ohne-Unterbrechung-runterschreiben-Methode“ (auf Englisch etwas knackiger unter dem Begriff „brain dumping“ bekannt) zurückgreifen.
Und erst danach das Aufgeschriebene speziellen Listen zuweisen und die einzelnen Punkte auf der Liste in konkrete Handlungsanweisungen umformulieren.
Der erste Schritt ist dann schon mal getan, und man fängt nicht mit dem Gefühl der Überforderung an, sondern hoffentlich mit der von Leichtigkeit, Zuversicht und Selbstvertrauen.
Wie sieht es mit dir aus? Hast du schon dein System gefunden? Kanntest du die hier vorgestellten Ideen schon, wenn ja, wie hast du sie umgesetzt?
Oder hast du vielleicht noch ein paar Tipps und Tricks für mich? Schreib sie unten in die Kommentare, ich bin immer offen für neue Anregungen!
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