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Meine Lieblings-App Trello und was sie kann

Meine Lieblings-App Trello und was sie kann

If you don’t pay appro­pria­te atten­ti­on to what has your atten­ti­on, it will take more of your atten­ti­on than it deserves.”
David Allen

Alle To-Do’s an einem Ort.

Alle To-Do‘s auf einen Blick.

Alle Arbeits­rou­ti­nen in einer Ansicht.

Wenn du denkst, dass die­se eier­le­gen­de Woll­milch­sau nur eine fer­ne Zukunfts­uto­pie ist, dann irrst du dich. Dein Traum kann noch heu­te wahr wer­den, mit Trello!

(Dis­c­lai­mer: dies ist ein neu­er Blog, es gibt kei­ne Koope­ra­tio­nen oder Spon­so­ren. Es han­delt sich also um mei­ne ehr­li­che Mei­nung, die vie­le ande­re Orga­ni­sa­ti­ons-Jun­kies mit mir tei­len.)

Was ist Trello?

Trel­lo ist eine kos­ten­lo­se Kan­ban-App, die du auf allen dei­nen Gerä­ten nut­zen kannst. Mit Trel­lo kann man tau­sen­de von Auf­ga­ben und Noti­zen ver­wal­ten, orga­ni­sie­ren und mana­gen. Immer und über­all – dank Syn­chro­ni­sa­ti­on auf allen Geräten.

Die Trel­lo-Ent­wick­ler haben ihre Inspi­ra­ti­on offen­sicht­lich von einer Kan­ban-Tafel. Die­se war in ihrer ursprüng­li­chen, vor­di­gi­ta­len Zeit eine ein­fa­che Kork­wand im Büro. Jede Auf­ga­be kam auf einen Notiz­zet­tel und die Notiz­zet­tel wur­den auf ein­zel­ne Spal­ten gepinnt – ent­spre­chend ihres Bearbeitsungsstatuses. 

Das Grundgerüst eines Kanban-Boards:

To Do | Doing | Done

oder zu Deutsch:

Erle­di­gen | In Arbeit | Erledigt. 

As simp­le as genius.

Beson­ders inter­es­sant ist Trel­lo daher für Krea­ti­ve und visu­ell ver­an­lag­te Men­schen, denn was die­ses Tool ein­zig­ar­tig macht, ist , dass es der übli­chen To-Do-Lis­te eine räum­li­che Dimen­si­on gibt. 

Und mei­ne Güte, was hab ich mich in den Jah­ren, bevor es Trel­lo gab, dumm und däm­lich gesucht NACH GENAU SOWAS, genau die­sem Fea­ture!

Und tat­säch­lich gab es bis 2014 so eine ähn­li­che Anwen­dung: Spring­pad, auf die ich im Rah­men mei­ner erschöp­fen­den Suche gesto­ßen bin und auch ver­wen­det habe. Aber eben nicht sehr lan­ge, da Ende 2014 auch schon Schluss war, das Unter­neh­men hat die Türen geschlossen.

Wenn du also auf visu­el­le Dar­stel­lung von Infor­ma­tio­nen stehst und mit einem Blick erken­nen willst, wel­che Auf­ga­ben, die du dir heu­te oder die­se Woche zu erle­di­gen vor­ge­nom­men hast, nur @home oder nur @work erle­digt wer­den kön­nen, wel­che super drin­gend sind und wel­che ein Teil­aspekt von einem Pro­jekt sind – dann ist Trel­lo per­fekt für dich.

Trel­lo brei­tet alle dei­ne Auf­ga­ben wie ein Tep­pich vor dir aus, fein säu­ber­lich in Lis­ten, nach Prio­ri­tä­ten sor­tiert und mit­tels Farb­ko­die­rung markiert.

Der Mega-Bonus ist, dass du Trel­lo kos­ten­los meh­re­ren Gerä­ten ver­wen­den kannst und alles stets syn­chro­ni­siert ist, ohne dass du dich manu­ell drum küm­mern müss­test (oder Din­ge nur halb syn­chro­ni­siert wer­den oder gar ver­schwin­den, ja OneNote, ICH MEI­NE DICH, thank you for noch­t­ing). Ich ver­wen­de Trel­lo auf mei­nem PC, mei­nem Lap­top und Tablet über Chro­me und auf mei­nem Han­dy als App. (Hilf­rei­che Widgets!) 

FEATURES & FUNKTIONEN

Boards /Anstelle einer vertikalen To-Do-Liste, erstellst du verschiedene BOARDS

Listen/​Jedes Board enthält LISTEN/​Spalten (so viele du willst und brauchst). 

Karten/​Jeder Punkt auf deiner Liste ist eine KARTE.

Eine KAR­TE kann sowohl eine Auf­ga­be, einen Ter­min, ein Pro­jekt, eine Zutat oder etwas ande­res sein.

Du kannst einer Spal­te belie­big vie­le Kar­ten hinzufügen. 

Du kannst die Kar­ten ein­fach in ver­schie­de­ne Lis­ten zie­hen.

Auf einer Kar­te kannst du die Auf­ga­be aus­for­mu­lie­ren oder nur die Über­schrift. Per Dop­pel­klick auf die Kar­te, kannst du anschlie­ßend zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen zu jeder Kar­te hin­zu­fü­gen (inkl. Mark­down), zum Beispiel:

  • einen (oder meh­re­re) Links, 
  • indi­vi­du­el­le Tags (Labels),
  • Kom­men­ta­re,
  • Bil­der,
  • Vide­os,
  • PDFs,
  • eine oder meh­re­re CHECK­LIS­TEN, Fälligkeitsdaten.

Die Punk­te inner­halb der Check­lis­te kannst du eben­falls in Sekun­den­schnel­le ver­schie­ben bzw. Ihre Anord­nung ändern!

Jede Kar­te mit Fäl­lig­keits­da­tum wird auto­ma­tisch gelb mar­kiert. Wird sie in den nächs­ten 24 Stun­den fäl­lig, wird sie auto­ma­tisch rot mar­kiert. Episch!

Gera­de für Pro­jekt­ar­beit ist das Gold wert – so blei­ben pro­jekt­be­zo­ge­ne Infor­ma­tio­nen mit der Auf­ga­be oder dem Pro­jekt ver­knüpft und gehen nicht verloren.

Labels/​Labels ermöglichen eine farbliche Kodierung. Du kannst deinen Karten beispielsweise ATTRIBUTE zuweisen, wie : 

  • Eilig
  • Wich­tig
  • Kate­go­rie X oder
  • The­ma Y (inner­halb eines Projekt-Boards)

Anstatt also ein­zel­ne Boards oder Kon­text-Lis­ten an zule­gen wie @home, @work, @computer – kannst du nach Kan­ban-Art Lis­ten erstel­len, die Sta­tio­nen der Bear­bei­tung abbilden

To-Do‘s | Doing | Done 

und den ein­zel­nen Auf­ga­ben­kar­ten Tags hin­zu­fü­gen, die du zusätz­lich farb­lich codie­ren kannst. 

Zum Beispiel:

  • @home = Blau 
  • @arbeit = Grün
  • @computer = Gelb
  • @unterwegs = Grau

Für jedes Board kannst du indi­vi­du­el­le Labels ver­ge­ben. Daher ist es kein Pro­blem auf dem BACK­LOG-Board und dem NÄCHS­TE SCHRIT­TE-Board ein Set an Labels zu ver­wen­den und auf dem HAUS­AR­BEIT-Board andere.

Zeitersparnis^10

Es gibt eine Rei­he von Tas­ta­tur­kür­zeln (Short­cuts), die die Navi­ga­ti­on erleich­tern. Haupt­säch­lich spart man sich viel Rum­ge­kli­cke und das Aus­schrei­ben von Begrif­fen, z.B. bei Labels. Zum Bei­spiel kannst du

Trel­lo Shortcuts

  • Mit B“ die Lis­te mit der Über­sicht dei­ner Boards öffnen
  • Mit N“, kannst du eine neue Kar­te hinzufügen.
  • Mit C“ archi­vierst du eine Karte.
  • Mit Z“ machst du eine Akti­on rückgängig.
  • Mit R“ die letz­te Akti­on wiederholen.
  • Mit C/V“ Kar­ten kopie­ren und einfügen.
  • Mit „-“ eine Check­lis­te zu einer Kar­te hinzufügen.
  • Mit L“ wird eine Lis­te mit dei­nen Labels geöffnet.
  • Mit „#“, kannst du Labels auto­ma­tisch vervollständigen.
  • Mit D“ öff­nest du die Fristauswahl.

Du kannst Boards kopie­ren, Vor­la­ge-Kar­ten erstel­len und vie­les mehr, um Pro­zes­se und Rou­ti­nen zu auto­ma­ti­sie­ren.

Hacks

Erstellst du eine Kar­te „——“ dann ent­steht eine Trenn­li­nie, die dei­ne Kar­ten optisch von­ein­an­der trennt.😉 

Du kannst mit einem Klick eine Kar­te über eine Drop­down-Aus­wahl an eine belie­bi­ge ande­re Stel­le im sel­ben Board ver­schie­ben, auf der­sel­ben Lis­te die Posi­ti­on ändern oder auf ein gänz­lich ande­res Board und dort auf eine per­sön­lich aus­wähl­ba­re Posi­ti­on schieben.

Du kannst ihnen auch ein Zeit­fens­ter zuwei­sen und die­se Auf­ga­ben dann in einer Kalen­der-Ansicht überblicken.

Auf­ga­ben, die nicht drin­gend und wich­tig sind, sind auf einem Board gut auf­ge­ho­ben, das du wöchent­lich oder quar­tals­wei­se auf­suchst. So musst du dich nicht jeden Tag aufs Neue durch alle Auf­ga­ben wüh­len, son­dern siehst auf einen Blick, was die­se Woche und was kon­kret heu­te ansteht.

End­lich kannst du in Sekun­den­schnel­le :

  • Lis­ten umbenennen,
  • ihre Posi­ti­on ändern,
  • Lis­ten kopieren,
  • Lis­ten ins Archiv verschieben
  • und wie­der her­aus holen,
  • Lis­ten löschen und 
  • sie bei Bedarf wiederherstellen
  • und auch in der Basis-Ver­si­on mehr als 20 Boards anlegen, 
  • mit einer end­lo­sen Zahl an Lis­ten und Kar­ten darin.

Du kannst ein Board auch in der kos­ten­lo­sen Basis­ver­si­on mit einer wei­te­ren Per­son teilen.

Wenn die ande­re Per­son eine Kar­te für dich erstellt, kannst du E‑Mail-Benach­rich­ti­un­gen akti­vie­ren, sodass du sofort dar­über infor­miert wirst. (Ich tei­le ein Board mit mei­nem Part­ner, dort kom­men alle Auf­ga­ben drauf, die er erle­di­gen muss und auf die ich war­te, damit ich wei­ter machen kann. Auch Din­ge, die er auf Ebay­KA ver­kau­fen oder deren Prei­se er für mich recher­chie­ren soll.)

Fazit

Ver­gli­chen mit Evernote:

Wäh­rend sich Ever­no­te dadurch aus­zeich­net, dass du abge­leg­te Noti­zen und To Do‘s mit meh­re­ren Schlag­wor­ten (tags“) bele­gen und so ohne ein­zel­ne Notiz­bü­cher durch­su­chen zu müs­sen, schnell eine gesuch­te Notiz oder Auf­ga­be wie­der­fin­den kannst – eig­net sich Trel­lo ins­be­son­de­re für das Zeit-und Pro­jekt­ma­nage­ment. Nächs­te Schrit­te“ las­sen sich nicht nur als Lis­te unter­ein­an­der sor­tie­ren, son­dern auch als Work­flow im Kan­ban-Stil.

Beson­ders visu­ell ori­en­tier­te Men­schen pro­fi­tie­ren von Trel­lo, denn sie kön­nen hier alle Auf­ga­ben auf ein­mal über­bli­cken. Mit Trel­lo kann man Auf­ga­ben prio­ri­siert abar­bei­ten und Arbeits­pro­zes­se systematisieren.

Margarita Gross
margarita.gross@posteo.de

INFJ. Scanner. Sage-Creator-Archetyp. Bibliophile. Geigenlehrerin. Mutter. Eremit. Imposter. 1988. Ich teile mit dir meine magischen Essenzen aka geheimen Werkzeuge, mit deren Hilfe ich jederzeit flexibel und mental elastisch auf die Hochs und Tiefs des Lebens reagieren kann: mit minimalstem Aufwand und maximaler Effizienz. Nimm reichlich davon und bau dir deinen individuellen Werkzeugkasten. Er bildet Grundgerüst eines Lebens voll KLARHEIT und RAUM für das Wesentliche: die Familie und unsere Schöpfungen.🙂

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