FreiSein

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Übernimm wieder die Kontrolle über dein Leben (ein für alle Mal!) mit Trello

Übernimm wieder die Kontrolle über dein Leben (ein für alle Mal!) mit Trello

David Allen, von dem mei­ne Orga­ni­sa­ti­ons-Hacks inspi­riert sind, hat­te den Heu­re­ka-Moment sei­nes Lebens als ihm zwei Din­ge klar wurden:

Get­ting Things Done® and GTD® sind regis­trier­te Mar­ken der David Allen Company. 
  1. Auf­ga­ben, die meh­re­re Hand­lungs­schrit­te erfor­dern, sind ein klei­nes Pro­jekt.
  2. Pro­jek­te soll­ten in zwei Dimen­sio­nen gedacht werden:

A. / In der ver­ti­ka­len: hier geht der Blick in die Tie­fe der ein­zel­nen Pro­jek­te oder To Do’s. Es geht um das effi­zi­en­te und strin­gent auf das Ziel hin­ar­bei­ten­de Tun.

B. / In der hori­zon­ta­len: hier geht der Blick in die Brei­te: über alle Pro­jek­te, die wir bear­bei­ten. Es geht dar­um, wie du tief schür­fen und hoch­flie­gend den­ken [kannst], um die krea­ti­ve Kraft [dei­nes] Gehirns zu ver­viel­fa­chen“.1

Punkt B ist das Schlüs­sel­ele­ment sei­ner Get­ting Thins Done®-Metho­de und ein Grund, war­um es so wun­der­bar mit Trel­lo harmoniert.

Trel­lo fügt in sei­ner an einer Kan­ban-Tafel ori­en­tier­ten Dar­stel­lung, der übli­chen To-Do-Lis­te eine räum­li­che Dimen­si­on hin­zu. Du siehst auf einen Blick alle dei­ne Auf­ga­ben vor dir aus­ge­brei­tet – aber nicht durch­ein­an­der, son­dern ent­spre­chend ihres Sta­tu­ses (Zu erle­di­gen – Ter­mi­niert – In Arbeit – Wartend/​Delegiert – Erle­digt) geord­net.

Das Tool ist ins­be­son­de­re für Krea­ti­ve und visu­ell ver­an­lag­te Men­schen (wie mich) Gold wert! Give it a try 😉

Der Clou hier ist, dass man die To Do‘s nicht nur Lis­ten zuord­net und die Auf­ga­ben, die man die­se Woche oder heu­te erle­di­gen möch­te, her­aus­sucht, um dann die vor­her klar defi­nier­ten Arbeits­schrit­te abzu­ar­bei­ten. Nun hat man auch einen Ort für die­se aus­ge­wähl­ten, prio­ri­sier­ten Auf­ga­ben, um sie wäh­rend des Bear­bei­tungs­pro­zes­ses abzu­le­gen“ und sie nicht im Kopf fest­hal­ten zu müssen.

Es ist ein ein­fa­cher Effi­zi­enz-Boos­ter, ein Bonus zu David Allens ana­lo­ger Methode. 

Zum Ver­gleich: man könn­te sowas auch per Hand“ machen. Das sähe dann etwa so aus:

  • Man sucht sich aus der Nächs­te Schritte“-Ordnermappe eine Auf­ga­be aus.
  • Legt sie in eine Map­pe namens In Arbeit“ oder (wenn sie meh­re­re Schrit­te beinhal­tet, die immer gleich blei­ben) in die Map­pe 1. Schritt“ (z.B. Ent­wurf“ bei einer Haus­ar­beit oder einem Blog-Artikel),
  • dann wan­dert es in die Map­pe 2. Schritt“ (z.B. 1. Fas­sung“), dann in die Map­pe 3. Schritt“ (z.B. Edi­tie­ren), usw. 

Das wäre aller­dings eher zeit­auf­wen­dig als hilf­reich und bei meh­re­ren Pro­jek­ten mit meh­re­ren sol­chen Workflow“-Mappen könn­te man sich vor Map­pen gar nicht mehr ret­ten und hät­te eher wie­der Cha­os statt Über­sicht. Zumal die Auf­ga­ben in Map­pen auch ver­steckt sind und das vor Augen haben“ gera­de der Aspekt ist, auf den es ankommt: Work­flow-Visua­li­sie­rung.

Dar­um ist Trel­lo so eine sinn­vol­le Ergän­zung und ein unschätz­ba­res Tool, das ich jedem, der sei­ne Zeit und sein Leben bes­ser mana­gen möch­te, wärms­tens ans Herz legen möchte. 

Für wenige To-Do‘s

Wenn dei­ne Lis­te nicht gera­de gefühlt 1000 Punk­te umfasst, dann reicht für den Anfang ein Board, nen­ne es bei­spiels­wei­se To Do‘s“ , das fol­gen­de Lis­ten enthält:

  1. EIN­GANG
  2. Nächs­te Schritte
  3. In Arbeit
  4. Wartend/​Delegiert
  5. ERLE­DIGT
  6. Vielleicht/​Irgendwann

Trel­lo bie­tet übri­gens eine eige­ne kos­ten­lo­se GTD-Vor­la­ge an, das aller­dings noch ein paar mehr Punk­te umfasst. Außer­dem haben sie einen Blog­ar­ti­kel, der sich spe­zi­ell damit befasst, wie man Trel­lo am bes­ten mit der GTD-Metho­de ver­ei­nen kann. 

Wei­te­re nütz­li­che Blog-Arti­kel auf Trel­los Website:

(Aber ver­giss bit­te nicht, wie­der zurückzukommen 😉)

Wei­ter geht’s:

  • Im Ein­gang“ sam­melst du alle Auf­ga­ben, die dir in den Sinn kommen.
  • Dann suchst du dir ein­zel­ne Auf­ga­ben her­aus, die du als nächs­tes ange­hen willst. 
  • Sobald du dich an eine Auf­ga­be machst, wan­dert sie in die nächs­te Spal­te In Arbeit“.
  • Auf­ga­ben, bei denen du auf irgend­je­man­den oder irgend­et­was war­test, kom­men in die nächs­te Spalte.
  • Auf­ga­ben, die erle­digt sind, kom­men in die ent­spre­chen­de Spalte.
  • Zuletzt fin­den sich all die Auf­ga­ben, die nicht so drin­gend und wich­tig sind und auf ein offe­nes Zeit­fens­ter im Urlaub/​in den Feri­en warten.

Für vieeele To-Do‘s

Wenn dei­ne Lis­te gefühlt 1000 Punk­te umfasst und du dich vor To-Do‘s, Ideen, Pro­jek­ten und sons­ti­gen Gedan­ken­fet­zen kaum ret­ten kannst, dann wür­de ich fol­gen­de Boards empfehlen:

  1. @BACKLOG
  2. @NÄCHSTE SCHRIT­TE
  3. Ideen/​Konzepte
  4. Unter­hal­tung
  5. Pro­jek­te (klei­ne­re)
  6. Pro­jekt 1 (Geburts­tags­par­ty für mei­nen Sohn)
  7. Pro­jekt 2 (Reno­vie­rung)
  8. Pro­jekt 3 (…)

Ich habe hier eine Tren­nung von BACK­LOG („Ein­gang“ im Bei­spiel oben) und NÄCHS­TE SCHRIT­TE vor­ge­nom­men und außer­dem ein sepa­ra­tes VIEL­LEICH­T/IR­GEND­WANN-Board angelegt.

Das Board NÄCHS­TE SCHRIT­TE ist nur für Auf­ga­ben der aktu­el­len Woche reserviert.

Die Auf­ga­ben, die du irgend­wann“ erle­di­gen willst, soll­ten nicht den Blick auf die wirk­lich wich­ti­gen Auf­ga­ben ver­wa­schen, wes­halb ich sie aus­ge­la­gert habe.

Im Detail

  • EIN­GANG
  • Nächs­te 30 Tage 
  • Nächs­te 90 Tage 
  • Vielleicht/​Irgendwann
  • Erle­digt
  • EIN­GANG
  • Ter­mi­niert
  • Recher­chiert
  • Heu­te
  • In Arbeit
  • War­tend
  • Erle­digt
  • EIN­GANG
  • In Arbeit
  • Kau­fen
  • Hand­wer­ker
  • DIY-Pro­jek­te (Mei­len­stei­ne-Buch, Ring­buch mit Geburtstagskarten, 
  • Erin­ne­rungs­bo­xen zum Aufhängen)
  • IDEEN: Ritua­le, Erin­ne­run­gen (Jeden Sonn­tag erzählt Oma eine Geschich­te aus Russland) 
  • @ Haus­halt: Aus­mis­ten (Papier­kram, Uni-Sachen)
  • @ Inter­net: Recherchieren 
  • @ PC: Ausmisten/​Verwalten (Screen­shots, Zita­te-Daten­bank, Uni-Sachen, Fonts/​Fotos tag­gen, Bücher katalogisieren)
  • @ Pri­vat (Dia­gnos­tik, Rezen­si­on schrei­ben zu…)
  • Hob­bys (Kal­li­gra­fie, Barock­gei­ge, Schach…)
  • Tes­ten (Nake up, Par­fums, Zungentrommeln…)
  • Suchen (wie war noch­mal der Name die­ses DJs am….)
  • RECHER­CHE läuft
  • STRUK­TUR, grob
  • VOR­AR­BEIT (Quel­len­su­che)
  • (Ein­lei­tung)
  • (Bei­spie­le, Ana­lo­gien, Pullquotes)
  • ENT­WURF
  • IN ARBEIT
  • 1. FAS­SUNG
  • EDI­TIE­REN
  • (Schluss­wort)
  • FOR­MA­TIE­REN
  • VISUA­LI­SIE­RUNG
  • Pos­ten
  • BEWER­BEN
  • (Repur­po­sed)
  • *ERLE­DIGT*
EIN­GANG Ler­nen DIY 
Bücher Filme/​Serien
A B C …

Schritt 1

@BACKLOG

Wir begin­nen natür­lich mit einer Mas­ter­lis­teoder Bra­in­dump-Lis­te“ oder eben Back­log“ (= Auf­ga­ben, die noch zu erle­di­gen sind). Die­se Lis­te ersetzt dei­nen Kopf (also nicht buchstäblich. 😉

Der Back­log ist das Auf­fang­be­cken für ein­fach ALLES*.

Hier sam­melst du alle Auf­ga­ben und To Do‘s, die du erle­di­gen willst, möch­test oder musst – aber nicht direkt nächs­te Woche. Auch Ideen und Gedan­ken­schnip­sel und alles ande­re, was dir ein­fällt und sei­nen Weg in dei­nen Kopf fin­det. Das kön­nen sein:

  • Ein­zel­ne Auf­ga­ben mit meh­re­ren nächs­ten Schritten.
  • Pro­jek­te, die noch nicht in ein­zel­ne Teil­schrit­te auf­ge­bro­chen wurden.

Ein­fach sammeln.

Getreu dem Motto:

Der Kopf ist da, um Ideen zu haben, nicht um sie zu behalten.

Fol­gen­de Lis­ten habe ich in die­sem Board: 

EIN­GANG (INBOX) /

Nächs­te 30 Tage / Auf­ga­ben, die ich nächs­ten Monat zu erle­di­gen pla­ne, sie sind wichtig.

Nächs­te 90 Tage / Auf­ga­ben, die wich­tig sind, aber nicht drin­gend. (rela­ted to pri­ma­ry are­as of focus)

Vielleicht/​Irgendwann / Die­se Spal­te ent­hält alle Auf­ga­ben und Pro­jek­te, die gera­de nicht in mei­nem Fokus sind. Alle To Do’s für die mir noch kei­ne kon­kre­ten nächs­ten Schrit­te ein­fal­len oder für die ich in den nächs­ten Mona­ten sicher kei­ne Zeit haben wer­de, weil sie weder drin­gend, noch wich­tig sind (sie­he Eisenhower-Matrix).

Erle­digt /

*Was hier bei mir nicht rein kommt, sind alle nicht-Auf­ga­ben-bezo­ge­nen Gedan­ken, Ideen und Emp­feh­lun­gen – für die­se Din­ge habe ich das Board UNTER­HAL­TUNG. So bleibt mein Fokus laser­scharf 😉

Das nächs­te Board ist das wich­tigs­te und ziem­lich selbsterklärend:

@NäEchste Schritte

Dies ist dei­ne To-Do-Lis­te für die kom­men­de Woche. Hier trägst du alle Auf­ga­ben ein, die du nächs­te Woche erle­digt haben willst/​musst (bzw. über­trägst aus dei­ner Masterliste).

Das Board ent­hält fol­gen­de Spalten: 

EIN­GANG > Ter­mi­niert > Heu­te > In Arbeit > War­tend > Erledigt

EIN­GANG (INBOX) / Ich emp­feh­le, die Lis­te Ein­gang“ im Board ganz links zu belas­sen – so ist sie auch die Stan­dard-Lis­te, die auf dei­nem Smart­pho­ne ange­zeigt wird, wenn du die Trel­lo-App öffnest.

Ter­mi­niert / Die Spal­te Ter­mi­niert“ ist der Auf­fang­ort für alle Ter­mi­ne, um die du dich küm­mern musst (z.B. Zahn­arzt­ter­min, Inspek­ti­on, TÜV, usw.). Nach GTD ist der nächs­te Schritt, einen Tag fest­zu­le­gen, an dem du dich hin­setzt (am bes­ten als Block, sie­he dazu HACK: blo­cking“) und all die Ter­mi­ne bzw. nöti­gen Anru­fe machst. Alter­na­tiv legst du einen Ter­min fest, an dem du noch ein­mal dar­über nach­denkst, WANN du die Ter­mi­ne machen willst. Außer­dem für alle ter­min­ba­sier­ten Auf­ga­ben mit Dead­lines, hier möch­test du viel­leicht die Mei­len­stei­ne auf dem Weg zum Ziel (Dead­line) terminieren.

Heu­te / In die Spal­te Heu­te“ schiebst du alle auf­ga­ben, die du heu­te erle­di­gen möchtest.

In Arbeit /Alle Auf­ga­ben, die du jetzt gera­de bear­bei­test, sind in der Spal­te In Arbeit“ gut aufgehoben. 

War­tend / Die Spal­te War­tend“ ist optio­nal, aber sehr hilf­reich, wenn eine Auf­ga­be gera­de von jemand ande­rem bear­bei­tet wird bzw. ein oder meh­re­re Schrit­te davon dele­giert wur­den und du sie erst dann wei­ter bear­bei­ten kannst, wenn die Fackel wie­der an dich wei­ter gereicht wurde.

Erle­digt (INBOX) / Die letz­te Spal­te ist die End­sta­ti­on: hier sol­len am Ende alle Auf­ga­ben aus der Spal­te ganz links landen.

Kom­men­tar: Nor­ma­ler­wei­se legt man, wenn man der GTD-Metho­de folgt, ver­teilt man sei­ne Auf­ga­ben auf kon­text­ba­sier­te Lis­ten – und so machen es auch vie­le mit Trello.

Das sieht dann etwa so aus:

EIN­GANG > @Zuhause > @Computer > @Arbeit > @Besorgungen > @Warten auf

@IDEEN / KONZEPTE

Die­ses Board ist optio­nal. Ideen und Noti­zen schrei­be ich in mein ReMar­kab­le 2. Auch Mind Maps und Skiz­zen, die den roten Faden in mei­nen Blogs und zukünf­ti­gen Kur­sen visua­li­sie­ren.

Blo­ße Ideen“ mit noch wenig Fleisch oder ein­fach Über­schrif­ten zukünf­ti­ger Blog­ar­ti­kel und Pro­jek­te, die bis­her nur aus einem Namen bestehen, kom­men auf die­ses Trel­lo-Board. Und man, es ist schon ziem­lich umfang­reich 😎 Mal sehen, ob mein Leben lang genug ist, um die Hälf­te davon zu Papier zu brin­gen oder zu realisieren. 

EIN­GANG > Ler­nen > DIY > Hob­by > Kon­zep­te > Geschäfts­ideen > Marktlücken >

Damit die Lis­te nicht ver­staubt und über­haupt eine Daseins­be­rech­ti­gung hat, besu­che ich sie ein Mal pro Quar­tal, um zu schau­en, ob sich ein Pro­jekt dafür qua­li­fi­ziert, auf mei­ne busy To-Do-Lis­te zu … 

Ist dies der Fall, wan­dert es zunächst eine Ebe­ne höher in die Nächs­ten 90 Tage“-Spalte.

@LISTEN

Die Lis­te ist eben­falls optio­nal. Sie ist kate­go­rien-basiert und ist, wie der Name schon sagt, eine Lis­te, die ein Sam­mel­be­cken ist für unter­schied­li­che Din­ge, die ich in Erin­ne­rung behal­ten möch­te, viel­leicht als Referenz.

Du bist auf einer Geburts­tags­par­ty und jemand erwähnt ein Buch, das sei­ne Welt kom­plett auf den Kopf gestellt hat, es geht um ein The­ma, das die auch schon lan­ge umtreibt – du nimmst dein Han­dy, öff­nest die Trel­lo-App und legst eine neue Kar­te in der Eingang“-Spalte dei­nes UNTER­HAL­TUNG-Boards an.

Für mich ist die Lis­te sehr nütz­lich, da ich sehr wäh­le­risch bin, bei dem, was ich in mei­nen Kopf las­se. Ich habe mich soooo oft geär­gert, wenn mir Men­schen, mit denen ich zufäl­lig in eine Unter­hal­tung ver­wi­ckelt war (auch auf Twitch) inter­es­san­te Bücher, Fil­me oder Musi­ker emp­foh­len haben und ich es ent­we­der sofort ver­ges­sen oder aber auf Zet­tel­chen notiert habe, die im Nir­wa­na verschwanden.

Ein­fach die Trel­lo-App öff­nen, in die Spal­te Ein­gang“ schie­ben und wenn ich Zeit habe, in die ent­spre­chen­de Kate­go­rie-Spal­te schieben.

Ich notie­re hier auch alle Filme/​Serien, die ich gese­hen habe und ihre Bewer­tung mei­ner­seits, Bücher, die ich ger­ne wei­ter empfehle.

Man könn­te sie auch stär­ker abgren­zen und z.B. Unter­hal­tung“ nen­nen und hier alle Emp­feh­lun­gen dei­ner Freun­de zu Serien/​Musik/​Filmen/​Serien sammeln.

Falls man so ver­rückt ist und sowas auf­schreibt, dann eig­net sich Trel­lo in jedem Fall bes­ser als OneNote. Die Kar­ten bei Trel­lo kann man ganz easy hin und her schie­ben oder ihnen einen Platz in einer ande­ren Lis­te (inkl. Posi­ti­on) zuweisen.

EIN­GANG > Fil­me > Seri­en > Bücher > Musik > Restaurants > 

Ich habe noch ein Board mit Lis­ten, in die ich Eigen­schaf­ten, Merk­ma­le von mir und Erin­ne­run­gen aus mei­ner Kind­heit auf­schrei­be. Mei­ne Ängs­te, Träu­me, Wün­sche. Mei­ne Lieb­lings­bü­cher und Ereig­nis­se, die mich präg­ten. Mei­ne Marot­ten, Zwän­ge uvm.

Projekte

Ein Pro­jek­te-Board eig­net sich gut, um im Auge zu behal­ten, an wel­chem Punkt man sich gera­de befindet. 

Es soll­te nicht als Nächs­te Schritte“-Board ver­wen­det wer­den, weil dar­un­ter das Sys­tem als Gan­zes lei­den wür­de. Es hat sich aus­ge­zahlt, wirk­lich nur EINEN Ort für ALLE Nächs­te-Schrit­te zu haben. Andern­falls wür­de man wert­vol­le Zeit mit dem Über­le­gen ver­schwen­den, wo die­ser Teil­schritt die­ses Pro­jek­tes ist, genau­so wür­de man extra Minu­ten zum Über­le­gen brau­chen, wo eine bestimm­te Auf­ga­be hinkommt.

Dar­um wür­de ich es grob ein­tei­len in:

In Arbeit > Abklä­rung > War­ten auf > Erledigt

Der Punkt Abklä­rung“ ist für alle Pro­jek­te, die den Viel­leich­t/Ir­gend­wann-Sta­tus ver­las­sen haben, aber deren nächs­te Schrit­te noch nicht umfas­send defi­niert wur­den: etwas Denk­ar­beit und Pla­nung ist noch nötig.

Mer­ke:

  1. Jedes Board soll­te ganz links die mit der Lis­te EIN­GANG“ begin­nen. Der Grund dafür ist sim­pel: im All­tag, wenn du dei­ne Gedan­ken unmit­tel­bar ablegst, wäre es zu inef­fi­zi­ent immer erst zur rich­ti­gen“ Lis­te zu navigieren.
  2. Gemäß der in die­sem Blog beschrie­be­nen Pro­duk­ti­vi­täts-Hacks, wirst du ein Mal am Tag oder ein Mal die Woche (aber nicht sel­te­ner, sonst kommst du nicht mehr hin­ter­her!) dei­ne Board-Ein­gän­ge in einer extra dafür geblock­ten Zeit durch­ge­hen und ihren vor­ge­se­he­nen Plät­zen auf den jewei­li­gen Lis­ten zuordnen. 
Klar­heit.

Genau das errei­chen wir mit die­sem Board. Du siehst dich nun nicht mehr einem über­wäl­ti­gen­den, weil schein­bar rieee­si­gen Hau­fen an To-Do‘s gegen­über – sondern:

  • eine über­schau­ba­re Anzahl an Auf­ga­ben, die die­se bzw. kom­men­de Woche anstehen;
  • Du siehst auf einen Blick, wel­che Auf­ga­ben genau heu­te anstehen,
  • an wel­chen Auf­ga­ben du bereits dran bist,
  • an wel­cher Stel­le im Bear­bei­tungs­pro­zess du gera­de bist
  • und wel­che Auf­ga­ben noch zu erle­di­gen sind.

Wichtig

Wenn dein Kopf erst­mal gemerkt und akzep­tiert hat, dass du nun einen fes­ten Ort für sei­nen Input hast, wer­den die Ideen, Auf­ga­ben und darf ich nicht ver­ges­sen“ nur so aus ihm herausströmen. 

Sie lan­den alle im BACKLOG

Damit die­ser nicht über­quillt und du die Über­sicht nicht ver­lierst, noch bevor du dich mit dem neu­en Sys­tem ver­traut gemacht hast, soll­test du Zei­ten, in denen du nor­ma­ler­wei­se weni­ger pro­duk­tiv bist, im War­te­zim­mer sitzt oder im Bus/​Zug, dazu nut­zen, die Trel­lo-App zu öff­nen und den Ein­gang zu sortieren. 

Wie das geht?

Du folgst dem Pro­zess der GTD-Methode: 

  1. Du ent­schei­dest, ob es eine Auf­ga­be, ein Ter­min oder eine Idee ist.
  2. Du ent­schei­dest, ob die Auf­ga­be dele­gier­bar, drin­gend, wich­tig oder bei­des ist.
- und ver­schiebst sie auf ent­spre­chen­de Boards/​Listen.

Wöchentliche Durchsicht

Wann kom­men die Kar­ten aus dem Backlog“-Board zum Nächs­te Schritte“-Board?

Wäh­rend der wöchent­li­chen Durch­sicht (Review), öfter ist auch ok, sel­te­ner nicht emp­feh­lens­wert, aber je nach Men­ge der Auf­ga­ben sicher bei eini­gen auch möglich. 

Wäh­rend der Durch­sicht dei­nes Backlogs: 

  • Gehst du dei­ne Lis­te EIN­GANG in dei­nem Back­log durch und ord­nest die Kar­ten den rich­ti­gen Lis­ten zu (z.B. eine Buch­emp­feh­lung -> Board Unter­hal­tung“ -> Filme“-Liste; Idee -> Lis­te V/I“; wich­ti­ge, nicht drin­gen­de Auf­ga­be -> Nächs­te 90 Tage“-Liste, usw.)
  • Schaust du auf die Lis­te Nächs­te 30 Tage“ und suchst dir Auf­ga­ben aus, die du nächs­te Woche erle­di­gen willst und ver­schiebst die ent­spre­chen­den Kar­ten in das Board Nächs­te Schrit­te“ in die Lis­te Ein­gang“.
  • Schaust du dir die Lis­te Nächs­te 90 Tage“ an und über­legst, ob die Kar­ten hier wirk­lich ihren Platz ver­dient haben oder ob sie doch erst­mal ad acta (“V/I“) gelegt wer­den oder aber in die Nächs­te 30 Tage“-Liste aufrücken. 

Ein guter Tipp ist es, die Lis­ten Nächs­te 3090 Tage“ nur monat­lich durch­zu­se­hen. Der Pro­zess wird natür­lich etwas beschleu­nigt, wenn man sich wöchent­lich nur dar­um küm­mert, den EIN­GANG“ zu bearbeiten.

Vierteljährliche Durchsicht

Es lohnt sich, zumin­dest vier­tel­jähr­lich dein Backlog“-Board aus­zu­mis­ten und Auf­ga­ben, die da schon ewig vor sich hin gam­meln, auf die Vielleicht/Irgendwann“-Liste zu verschieben. 

Spoi­ler: erwar­te aber nicht, dass die­ses Board JEMALS leer wird. Wir nei­gen nicht nur alle hoff­nungs­los dazu, die uns zur Ver­fü­gung ste­hen­de Zeit zu über­schät­zen – es kommt ja täg­lich noch­mal Neu­es dazu. Also nicht fur­strie­ren las­sen, wenn nicht alles blitzt und glänzt.

Pro Tipps

Templates

Du kannst Boards auch kopie­ren. War­um soll­test du das tun?

Für die Inbox-Zero“-Fraktion unter uns ist es z.B. ver­lo­ckend, wenn am ende der Woche die Lis­ten leer“ sind. Mehr noch, dass auch der Ein­gang des E‑Mail-Post­fachs leer ist, genau­so wie alle Brie­fe und Papie­re bear­bei­tet oder abge­legt sind und für die Hard­core-Frak­ti­on auch die Brow­ser-Lese­zei­chen oder zumin­dest den Ein­gang“ der­sel­ben (das geht mir aller­dings zu weit 😉).

Dabei kann Trel­lo dir behilf­lich sein, in dem du zum Bei­spiel ein wöchent­lich durch­zu­se­hen­des Tem­pla­te erstellst, das Kar­ten mit Check­lis­ten enthält.

Bei­spiels­wei­se könn­te eine Kar­te Leer machen“ hei­ßen und ein Check­lis­te beinhal­ten, die alle dei­ne Ein­gän­ge“ auf­lis­tet (E‑Mail-Post­fach, Lese­zei­chen, usw.). So musst du dich Sonn­abend nur hin­set­zen und sie alle aus­lee­ren.

Für Mini­ma­lis­ten eig­net sich die­ses Vor­ge­hen sicher eher als für Infor­ma­ti­ons­jun­kies. Für letz­te­re ist jeder Tag zu kurz, um ALLES leer zu machen. Wobei auch sie, wenn sie mit der GTD-Metho­de durch­star­ten, bald eine gute Über­sicht und Ord­nung in ihre To-Do-Lis­ten und einen zuver­läs­si­gen, siche­ren Ort für ihre Ideen haben werden.

Was die Lese­zei­chen angeht, habe ich gro­ße gedank­li­che Ruhe und mehr Klar­heit gewon­nen, als auch einen Ord­ner Ein­gang“, der wei­te­re Ein­gän­ge ent­hält (je einen für jeden Blog und per­sön­li­ches Inter­es­sens­ge­biet, ent­hält Refe­renz­ma­te­ri­al, ein­ge­führt habe. Außer­dem einen Ord­ner BB“ für Blog­bei­trä­ge“, mit den Unter-Ord­nern Aktu­ell: The­ma X, Aktu­ell: The­ma Y“, usw. Hier lan­den Links zu allen Arti­keln und Pro­duk­ten, für Bei­trä­ge, an denen ich aktu­ell arbei­te. #hackyeah)

Projekt-spezifische Boards

Laut David Allen ist jede Auf­ga­be, die meh­re­re Schrit­te erfor­dert ein klei­nes Pro­jekt. Wenn es eine über­schau­ba­re Anzahl an Schrit­ten han­delt, die an einer über­schau­ba­ren Anzahl an Schau­plät­zen statt­fin­den, dann wür­de man die­ses Pro­jekt in das Nächs­te Schritte“-Board schie­ben und Schritt für Schritt, von links nach rechts, die ein­zel­nen Sta­tio­nen abarbeiten. 

Manch­mal sind es aber zu vie­le Schrit­te, es ist ein grö­ße­res Pro­jekt, das aus vie­len klei­nen Teil­schrit­ten besteht, die zum Teil von ver­schie­de­nen Per­so­nen erle­digt wer­den und sich in ver­schie­de­nen Kon­tex­ten abspielen.

Trel­lo eig­net sich her­vor­ra­gend, um grö­ße­re Pro­jek­te zu pla­nen und die Über­sicht nicht zu ver­lie­ren! Ein super Bonus ist hier das Fea­ture, ande­re Per­so­nen ein­zu­la­den, sodass sie a Pro­jekt mit­wir­ken kön­nen. Auch in der kos­ten­lo­sen Basis-Ver­si­on ist dies möglich.

Bei­spie­le für grö­ße­re pri­va­te Pro­jek­te sind:

Hoch­zeit, Jubi­lä­um, Geburts­tags­par­ty, DIY-Pro­jekt, Umzug, Reno­vie­rung, Aus­flug, Rei­se, Doktorarbeit…

Man kann ein Tem­pla­te für kom­men­de Pro­jek­te erstel­len, das fol­gen­de Lis­ten enthält:

  • Ein­gang
  • In Arbeit
  • War­tend
  • Erle­digt

Am effi­zi­en­tes­ten ist es, die Lis­te In Arbeit“ auf maxi­mal zwei Kar­ten zu begren­zen, an denen man gera­de aktiv arbeitet.

Da sich gute Über­sich­ten, wie die Orga­ni­sa­ti­on eines grö­ße­ren Pro­jekts mit Trel­lo aus­se­hen kann, gut bebil­dert und illus­triert auf der Trel­lo Web­site selbst fin­den, wer­de ich an die­ser stel­le nicht wei­ter ins Detail gehen. Wenn dich inter­es­siert, wie du z.B. ein Jubi­lä­um mit­hil­fe von Trel­lo pla­nen kannst, dann hier entlang: 

Wiedervorlage

Hier habe ich eine super Idee gefun­den, um mit den Auf­ga­ben zu ver­fah­ren, die tat­säch­lich zu lan­ge im Back­log par­ken“.

Es gibt ein Pre­mi­um-Plugin namens Card Repeats“, das auto­ma­tisch Kar­ten nach bestimm­ten Zeit­in­ter­val­len wie­der­auf­legt. So könn­te man für die vier­tel­jähr­li­che Durch­sicht eine Kar­te erstel­len, die jeweils am ers­ten Tag eines neu­en Quar­tals auf­poppt und uns fol­gen­de Check­lis­te serviert:

Trello TEMPLATE - Wiederauflage: Vierteljährliche Durchsicht

Wenn du kei­nen Pre­mi­um-Account hast (so wie ich), dann kannst du z.B. eine Kar­te mit der Check­lis­te: Quar­tär­li­cher Früh­jahrs­putz“ erstel­len und die­ser Kar­te ein Fäl­lig­keits­da­tum zuwei­sen (das jeweils nächs­te Quar­tal: 11.,1/4.,1/7,1/10). Abschlie­ßend nicht ver­ges­sen, die Erin­ne­rungs­funk­ti­on zu aktivieren.

Sobald die Kar­te auf­poppt, soll­test du dir am bes­ten ein Zeit­fens­ter fest­le­gen, in dem du die Punk­te auf der Lis­te abar­bei­test und abhakst. Ver­giss am Ende nicht, das Fäl­lig­keits­da­tum zu aktua­li­sie­ren, damit du in 3 Mona­ten wie­der dar­an erin­nert wirst!

Board Management

Hilf­reich ist es, wenn man die gepinn­ten Boards (die, die man mit einem Stern­chen mar­kiert hat), auf ein Mini­mum begrenzt. Am bes­ten ent­fernt man alle Boards, die man nicht täg­lich auf­sucht (z.B. Vielleicht/​Irgendwann, Unter­hal­tung). Man kann alle ande­ren Boards trotz­dem rela­tiv schnell errei­chen, wenn man sie über die Alle Boards“ anvisiert.

Nicht zuletzt kann man auch mit Pre­fi­xes arbei­ten, wie es sich bei der digi­ta­len Umset­zung von GTD ein­ge­bür­gert hat. Ganz oben in der Über­sicht (und auch beim Umpin­nen von Kar­ten und Lis­ten, wenn du auf die drei Punk­te rechts klickst) lan­den alle Boards mit dem Pre­fix „@“, wäh­rend die Boards mit dem Pre­fix _“ ganz unten landen.

Shortcuts

Nicht mei­ne Spe­zia­li­tät, aber Poten­zi­al zu viel Zeit­er­spar­nis (Klein­vieh macht auch Mist und so), hat die Nut­zung von Short­cuts (nicht nur bei Trel­lo). Sie sind hilf­reich, um schnell zwi­schen den ein­zel­nen Boards zu navi­gie­ren. Zum Bei­spiel kannst du

  • Mit B“ die Lis­te mit der Über­sicht dei­ner Boards öffnen
  • Mit N“, kannst du eine neue Kar­te hinzufügen.
  • Mit C“ archi­vierst du eine Karte.
  • Mit Z“ machst du eine Akti­on rückgängig.
  • Mit R“ die letz­te Akti­on wiederholen.
  • Mit C/V“ Kar­ten kopie­ren und einfügen.
  • Mit „-“ eine Check­lis­te zu einer Kar­te hinzufügen.
  • Mit L“ wird eine Lis­te mit dei­nen Labels geöffnet.
  • Mit „#“, kannst du Labels auto­ma­tisch vervollständigen.
  • Mit D“ öff­nest du die Fristauswahl.

Und um mit einem Augen­zwin­kern zum Nächs­te Schritte“-Board zu navi­gie­ren, drückst du B“, tippst „@N“ und drückst ENTER. Viola. 

Fazit

Wenn du die­ses Sys­tem erst ein­mal auf­ge­setzt und aus­pro­biert hast und schließ­lich in den Flow der wöchent­li­chen und vier­tel­jähr­li­chen Durch­sich­ten kommst, wirst du über­rascht sein, wie leicht es sein kann, sein Leben zu managen!

Nie wie­der wirst du etwas ver­ges­sen, wird dir eine Auf­ga­be oder Idee durch die Fin­ger rutschen!

Du wirst einen kla­ren Kopf haben, wie du es nicht für mög­lich gehal­ten hast!

Du wirst end­lich RAUM haben für dei­ne Krea­ti­vi­tät, dei­ne Her­zens­pro­jek­te!

Du wirst dich nicht mehr ver­zet­teln und Auf­ga­ben so effi­zi­ent abar­bei­ten wie nie­mals zuvor – in einem Rutsch nämlich!

Du wirst die ener­gie­ge­la­de­ner füh­len, weil du nicht mehr tau­send Auf­ga­ben im Kopf jon­glierst, die dei­ne men­ta­le Ener­gie auffressen!

  • Mei­ne Trello-Boards
  • War­um ich nicht alles in Trel­lo verwalte
  • Wofür ich Trel­lo nicht nutze

Hat dir der Bei­trag gefal­len? Hast du Fra­gen oder möch­test du mehr Erläu­te­run­gen zu einem Punkt? Dann schreib es in die Kommentare! 🙂

Fußnoten

  1. Ebd. S. 253.
Margarita Gross
margarita.gross@posteo.de

INFJ. Scanner. Sage-Creator-Archetyp. Bibliophile. Geigenlehrerin. Mutter. Eremit. Imposter. 1988. Ich teile mit dir meine magischen Essenzen aka geheimen Werkzeuge, mit deren Hilfe ich jederzeit flexibel und mental elastisch auf die Hochs und Tiefs des Lebens reagieren kann: mit minimalstem Aufwand und maximaler Effizienz. Nimm reichlich davon und bau dir deinen individuellen Werkzeugkasten. Er bildet Grundgerüst eines Lebens voll KLARHEIT und RAUM für das Wesentliche: die Familie und unsere Schöpfungen.🙂

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