Das Fundament legen

Was brau­che ich,
um die­se Auf­ga­be zu erledigen?

Unser Ziel

Mit die­sem Schritt sorgst du dafür, dass du in Zukunft inner­halb von 60 Sekun­den jedes Doku­ment, jede Idee und jede Auf­ga­be lücken­los und 100% wie­der­auf­find­bar abge­legt und wenn du es spä­ter brauchst in maxi­mal 2 Minu­ten wie­der­ge­fun­den hast. 

Außer­dem behältst du alle grö­ße­ren Pro­jek­te im Blick und siehst genau, was, wann und von wem noch erle­digt wer­den muss. Auch alle Noti­zen, Anruf­lis­ten, Pro­to­kol­le, Ein­kauf­zet­tel, Abrech­nun­gen, Rech­nun­gen, Ideen-Samm­lun­gen, E‑Mails, Betei­lig­te (und ihre jewei­li­gen Ver­ant­wor­tungs­be­rei­che), die Fort­schrit­te der Teil-Pro­jek­te sowie Info­ma­te­ri­al – ist sicher ver­wahrt und inner­halb von 60 Sekun­den gefun­den, um den aktu­el­len Stand zu checken. 

Motivation

Auf­ga­ben, die spä­ter erle­digt wer­den müs­sen, ver­schwin­den dank Erin­ne­rungs­hil­fen und einem zuver­läs­si­gen Wie­der­vor­la­ge­sys­tem nicht im Nirvana.
Man kann effi­zi­en­ter arbei­ten, weil alle Anru­fe, die man machen muss, über­sicht­lich in der Anrufen-„Liste, alles, was man kau­fen muss, in der Kaufen“-Liste steht: du ver­gisst nie wie­der noch eine Fla­sche Sekt als Mit­bring­sel zu kaufen! 

Aufgabe

Du legst Lis­ten an (oder Sei­ten oder tags in dei­nem Bul­let Jour­nal, Ring­buch, in Ever­no­te, Trel­lo oder Thun­der­bird) mit allen Auf­ga­ben, die kei­ne Hand­lun­gen erfor­dern (z.B. alle Anru­fe in die Lis­te Anru­fen“).

Die Lis­ten sind nach ihrem Kon­text sor­tiert, sodass du gleich­ge­ar­te­te Auf­ga­ben sta­pel­wei­se erle­di­gen kannst und gene­rell sich öff­nen­de Zeit­fens­ter immer best­mög­lich nut­zen kannst. 

1. Termine und Deadlines übertragen

Nun geht’s ans Ein­ge­mach­te. Als ers­tes trägst du alle Ter­mi­ne oder Auf­ga­ben mit Dead­lines in dei­nen Kalen­der oder Ter­min­pla­ner ein. 

Die Lis­te ist wie­der klei­ner geworden! 

2. Kontextbasierte Listen anlegen

Nun ist es an der Zeit die wich­tigs­ten Grund­pfei­ler dei­nes 100% zuver­läs­si­gen Sys­tems auf­zu­bau­en. Den Ort zu schaf­fen, an dem du zukünf­tig alle Auf­ga­ben ablegst und wie­der­fin­dest, die nicht sofort erle­digt wer­den müs­sen, aber nicht ver­lo­ren oder ver­ges­sen wer­den dürfen: 

  • Einen Ort, der als Auf­fang­sta­ti­on dient, an der alle Auf­ga­ben war­ten, die auf spä­ter“ ver­scho­ben wurden. 
  • Einen Ort, den du regel­mä­ßig auf­suchst und abschrei­test, um die Erin­ne­rung an sie frisch zu halten. 
  • Einen Ort, den du kom­plett über­bli­cken kannst – wo es kei­ne Ecken und Hecken gibt, hin­ter denen sich noch eine Auf­ga­be ver­ste­cken könnte.
  • Einen Ort, an dem die nächs­ten Schrit­te für alle dort abge­leg­ten Auf­ga­ben fest­ge­legt und kon­kre­ti­siert werden.
  • Einen Ort, an dem du täg­lich dei­ne kei­nen-Raum-für-Inter­pre­ta­tio­nen-las­sen­den-To-Do‘s ent­spre­chend dei­ner ver­füg­ba­ren Zeit und dei­nes Ener­gie­le­vels raussuchst.

Es ist Zauberei!
Die­ser Ort ist wie ein Zau­ber-Trans­for­ma­ti­ons-Wald, der den wir­ren Hau­fen an To-Do‘s nahe­zu selbst­stän­dig ord­net, orga­ni­siert und struk­tu­riert. Hier kommt das Cha­os rein – dort kom­men nach Kon­text geord­ne­te Päck­chen inklu­si­ve Ziel­adres­se und Hand­lungs­an­wei­sung wie­der heraus.

Ein­fach magisch!

Haus-Analogie

Du kannst dir das Sys­tem wie ein Haus vor­stel­len: jedes Zim­mer steht für einen bestimm­ten Kon­text. Pro Kon­text legst du einen spe­zi­fi­schen Ordner/​Mappe/​Seite in dei­nem Bul­let Jour­nal an (dazu spä­ter mehr).

Die Fuß­mat­te ist dei­ne Alles-raus-aus-dem-Kopf-Lis­te (Bra­in­dump). Sie ist vor dem Haus aktiv und wird nach Gebrauch weg geworfen.

Der Ein­gangs­be­reich ist ein Sieb oder Fil­ter (Schritt 2, Arbeit mit Kürzeln).

Erste Etage

In der 1. Eta­ge ist viel Trubel: 

Im Flur sind alle Auf­ga­ben, die du sofort erle­di­gen kannst ( 2 Min.), damit sie dei­nen Blick nicht wei­ter ver­ne­beln. Gleich­ar­ti­ge Auf­ga­ben wer­den gebün­delt und als Block zeit­nah aus dem Weg geräumt.

Die Zim­mer LINKS: hier tum­meln sich alle Ter­mi­ne.

Die Zim­mer RECHTS: hier dre­hen befin­den sich alle dele­gier­ten Auf­ga­ben, auf deren Erle­di­gung durch ande­re du wartest. 

Zweite Etage

In der 2. Eta­ge befin­den sich ver­schie­de­ne AKTI­VE Zim­mer.

Auf der lin­ken Sei­te fin­den sich: das Anru­fe-Zim­mer, das Kau­fen-Zim­mer, das Online-Zim­mer, das Zu Hau­se erle­di­gen-Zim­mer.

Auf der rech­ten Sei­te befin­den sich dei­ne Pro­jek­te“.

Ein Zim­mer ist das Pro­jek­te @home“-Zim­mer, das nächs­te ist das Pro­jek­te“ @arbeit-Zim­mer, dann kommt noch ein grö­ße­res Pro­jekt (beruf­lich oder pri­vat), das ein extra Zim­mer bekommt, weil es so umfang­reich ist (zum Bei­spiel: Jubi­lä­um oder Hoch­zeit).

Dritte Etage (optional)

Viel­leicht neh­men die Pro­jek­te auch die kom­plet­te 3. Eta­ge ein: links dei­ne per­sön­li­chen, rechts die beruf­li­chen Pro­jek­te.

Dachboden

Auf dem Dach­bo­den sind die PAS­SI­VEN Zim­mer, z.B. das Vielleicht/​Irgendwann-Zim­mer und das Ideen-Zim­mer.

Um die ers­te Eta­ge haben wir uns schon in Schritt 2 geküm­mert. Nun kom­men wir zu den obe­ren Etagen. 


Den Grundstock bilden

Option 1: Zehn Mappen

Den Grund­stock des Kopf-frei-Sys­tems bil­den zehn Map­pen, die dei­ne Lis­ten beher­ber­gen werden. 

Eine Map­pe kann auch nur eine ein­zi­ge Lis­te ent­hal­ten. Der Zweck so einer Map­pe ist, schnell zur Hand zu sein. Der Gold­stan­dard eines klas­si­schen Büros sind Hän­ge­map­pen oder Map­pen a la Classei/​Mappei (Bei­trag dazu folgt).

Ein­fa­cher geht’s nicht! Der Vor­teil von Hän­ge­map­pen ist, dass sie in eine Schub­la­de pas­sen und alpha­be­tisch sor­tiert abso­lut idio­ten­si­cher sind. 👍

In Schritt 2 hast du dei­ne To Do’s bereits vor­sor­tiert, indem du mit­tels Kür­zeln am Rand fest­ge­legt hast, wel­che Auf­fang­sta­ti­on die jewei­li­gen Auf­ga­ben auf­neh­men und ver­wah­ren wird, bis ihr Moment gekom­men ist und sie zur schnel­len Abfer­ti­gung in dei­ne To-Do-Lis­te für mor­gen wan­dern dürfen.

Die For­mel lau­tet: Kür­zel = Mappe 

In der Ana­lo­gie oben wäre es eine Map­pe = ein Zimmer.


Option 2: Bullet Journal / Ringbuch

Das Map­pen­sys­tem eig­net sich ins­be­son­de­re für Papier­kram. dar­auf kom­men wir noch­mal zu spre­chen, wenn wir uns der Inven­tur und Ord­nung im Haus widmen.

Für To-Do’s, die auf Hand­lungs­an­wei­sun­gen basie­ren, kann man auch ein Bul­let Jour­nal oder Ring­buch ver­wen­den. in die­sem Fall legst du statt Map­pen Sei­ten an:

Die For­mel lau­tet dann: Kür­zel = Seite


Option 3: Evernote, Trello, OneNote, Thunderbird

Das Able­gen eines Gedan­kens soll­te so schnell gehen wie ein Fin­ger­schnip­pen. Du kannst dei­ne Lis­ten auch online anle­gen. Wich­tig ist ein­fach, dass das Sys­tem dir in die Hän­de arbei­tet und du nicht zwei Mal nach­den­ken musst, wenn du etwas aus dei­nem Kopf in dein Kopf-frei-Sys­tem trans­fe­rie­ren möchtest.

Anre­gun­gen zum Auf­ga­ben­ma­nage­ment fin­dest du auf mei­nem Pin­te­rest-Board “ ORD­NE dein Leben: BÜRO – Papierkram“.


Bei­spie­le:

Du bist dran:

Um Zeit­fens­ter sinn­voll nut­zen zu kön­nen, soll­test du dir an die­ser Stel­le viel Zeit neh­men und ganz genau über­le­gen wo du wel­che Auf­ga­ben am effi­zi­en­tes­ten erle­digst und ent­spre­chen­de Lis­ten anlegen.

Zur Erin­ne­rung, das waren mei­ne vor­ge­schla­ge­nen Listen:

  • A“ = Anru­fe (oder per Whats­app mel­den, kann aber eben­falls auf die­se Liste) 
  • Arbeit oder @work
  • B“ = Besorgungen 
  • D“ = Dele­gie­ren (die Lis­te kommt in den War­ten auf“-Ordner!)
  • H“ = Zuhau­se oder @home
  • K“ = Kaufen 
  • M“ = Mit­tei­len, anzu­spre­chen­de Punk­te (Bezie­hun­gen & Meetings) 
  • PC“ = Am Com­pu­ter oder Online­ar­beit“
  • P“ = Pro­jekt (meh­re­re Hand­lungs­schrit­te sind nötig, z.B. Umzug, Repa­ra­tu­ren, DIY
  • V/I“ = Viel­leicht / Irgend­wann (Din­ge, die noch rei­fen müs­sen; DIY; Ideen) 
  • W“ = War­ten-auf (Hier ist der Platz für alle dele­gier­ten Auf­ga­ben, auf deren Erle­di­gung durch ande­re du wartest)

Die Leit­fra­ge auf die­ser Etap­pe ist: 

Was brau­che ich, um die­se Auf­ga­be zu erledigen?

David Allen emp­fiehlt in sei­nem Buch Get­ting Things Done z.B. die gro­ben Kontexte:

  • @ home
    @ office
    @ computer 

Wenn 90 Pro­zent dei­ner Arbeit am Com­pu­ter statt­fin­den, dann bringt die­se Art der Ein­tei­lung nichts. In die­sem Fall emp­feh­le ich, 

    die Auf­ga­ben ent­spre­chend der Tools zu bün­deln, die du für die ver­schie­de­nen Arten der Auf­ga­ben am PC einsetzt;
  • Kogni­ti­ve Pro­zes­se, die du beim Bear­bei­ten einer Auf­ga­be ver­wen­dest (Schrei­ben, Zeich­nen, Lesen oder Nach­den­ken) als Kon­text zu ver­ste­hen und ent­spre­chen­de Lis­ten anzulegen.

Jetzt legen wir aber los:

Lege nur so vie­le Lis­ten wie nötig und so wenig wie mög­lich an. Wenn du es das ers­te Mal machst, kannst du dir einen Sta­pel DIN A4 Papier auf dei­nen Schreib­tisch packen und für jedes Kür­zel (= Zim­mer = Auf­fang­sta­ti­on) ein Blatt Papier nehmen. 

Anschlie­ßend schreibst du oben den jewei­li­gen Kon­text (z.B. Anru­fe“) drauf, nimmst das nächs­te Blatt , schreibst den nächs­ten Titel drauf (z.B. War­ten auf“) – und schon steht das Fun­da­ment dei­nes neu­en Kopf-Befreiungs-und-Mega-Produktivitäts-Fokus-und-Energie-Booster-Systems.

Hal­te dich aber unbe­dingt an obers­ten Grund­satz: nur so vie­le Lis­ten wie nötig und so wenig wie mög­lich, anzu­le­gen. Die Effi­zi­enz die­ses Sys­tems liegt in des­sen Über­schau­bar­keit und Klar­heit, die es dadurch gewinnt. So ist gewähr­leis­tet, dass du Gedan­ken und Auf­ga­ben schnell able­gen und eben­so schnell wie­der­fin­den kannst. Indem du die Listen 
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