Ordnen, sichten und kürzeln“

Was ist damit zu tun?

Unser Ziel

IST: Mit die­sem Schritt trennst du die Spreu vom Wei­zen. Die Leit­fra­ge ist: Wor­um han­delt es sich? Muss ich etwas tun.

Motivation / wünschenswertes Ergebnis

Nur WICH­TI­GES bleibt, alles, was kei­ne Hand­lung von dir erfor­dert, ver­schwin­det von der Lis­te! Alle ande­ren Auf­ga­ben bekom­men Kon­tur und wer­den dadurch planbar. 

Aufgabe

Als ers­tes prüfst du, wo du kon­kret etwas tun musst. Indem du anschlie­ßend Auf­ga­ben dele­gierst, die nicht zwangs­läu­fig von dir selbst erle­digt wer­den müs­sen und Ter­mi­ne sowie ter­min­ge­bun­de­ne Auf­ga­ben in dei­nen Kalen­der ein­trägst, ver­rin­gerst bereits effek­tiv lose Enden. 

Bevor du dei­ne Wasch­ma­schi­ne packst, sor­tierst du dei­ne Klei­dung (bes­ten­falls) vor: nach Far­ben, nach Mate­ri­al, nach Ver­schmut­zungs­grad. Das­sel­be tun wir jetzt auch. 

Es wäre Irr­sinn die Lis­te SO WIE SIE IST abar­bei­ten zu wol­len *Gän­se­haut krieg*- so etwas soll­test du nie wie­der tun 😉 

Der Zweck der Lis­te ist ja, einen Über­blick zu bekom­men und das Gan­ze zu sichten.

Sich­ten bedeu­tet, die Spreu vom Wei­zen zu tren­nen oder das, was brennt vom gan­zen Rest.Wir sor­tie­ren vor, damit du dich im fol­gen­den Schritt auf die wesent­li­chen, die aktu­ell rele­van­ten und aku­ten Punk­te kon­zen­trie­ren kannst. Wie ich hier beschrie­ben habe, kos­tet jede Ent­schei­dung (Lebens-)Energie. Mit Ent­schei­dun­gen mei­ne ich, dass du jede Auf­ga­be auf der Lis­te, die eine Hand­lung von dir erfor­dert, als kon­kre­te Hand­lungs­an­wei­sung for­mu­lie­ren musst:

To-Do-Lis­ten der Pro­fis:

Nicht ein­fach nur Inspek­ti­on“ schrei­ben, son­dern am 12.10. Auto­haus XY anru­fen und einen Ter­min zur Inspek­ti­on vereinbaren“.

- Man ver­sucht also so kon­kret und genau wie mög­lich die Auf­ga­be zu beschreiben.

Wei­te­re Bei­spie­le fol­gen im ent­spre­chen­den Bei­trag Schritt 3. Organisieren“.

Los geht‘s

Nach­dem du alles erfasst hast, was in dei­nem Kopf wirr her­um­schwirr­te, holst du jetzt die Lupe raus und ent­schei­dest, was mit den ein­zel­nen Auf­ga­ben jeweils pas­sie­ren soll. 

3 Leitfragen

Um ent­schei­den zu kön­nen, muss man zuerst bestim­men, was getan wer­den muss. Wir wer­den drei DURCH­LÄU­FE brau­chen. Beim ers­ten stel­len wir uns die Fra­ge A., beim zwei­ten die Fra­ge B. und beim drit­ten die Fra­ge C:

  • A. Muss ICH etwas tun oder kann ich es DELEGIEREN
  • B. Ist es eine AUF­GA­BE oder ein TERMIN
  • C. Wo gehört es hin? Wo muss ich es ABLEGEN

A. Kann ich es delegieren?

Arbei­te dei­ne Lis­te jetzt Punkt für Punkt ab und schrei­be ein D“ für Dele­gie­ren neben jeden Punkt, den jemand ande­res erle­di­gen kann. 

Beispiele zu Hause

Musst wirk­lich DU die Kin­der­gar­ten­ta­sche packen? 

Oder kannst du einen Zet­tel neben die Tasche legen, auf dem alles, was rein soll, drauf steht (du kannst ihn sogar lami­nie­ren und an einem Faden an die Wand hän­gen 😉 ), sodass dein Mann, dein älte­res Kind oder das Kin­der­mäd­chen die Tasche packen können.

Kannst wirk­lich nur du die Dusche putzen?

Zeig doch dei­nem Mann, wie er das genau so macht, wie du es ger­ne hät­test. Auch hier emp­fiehlt es sich, auf einem Zet­tel das Wich­tigs­te zu notieren.

Welche Aufgaben lassen sich delegieren
Mehr Füh­ren, weni­ger durch­füh­ren… Dwight D. Eisenhower
Die Eisenhower-Matrix

Hilf­reich bei der Beant­wor­tung der Fra­ge, wel­che Auf­ga­ben auf dei­ner Lis­te dele­gier­bar sind, ist die berühmt berüch­tig­te EISEN­HO­WER-MATRIX:

Hier ord­nest du alle Auf­ga­ben nach ihrer Dring­lich­keit und Wichtigkeit:

  • D‑Aufgaben wer­den sofort eli­mi­niert, da sie weder drin­gend, noch wich­tig sind.
  • B‑Aufgaben sind wich­tig, aber nicht drin­gend. Sie wer­den daher ter­mi­niert - ihre Zeit ist noch nicht gekommen.

Und jetzt Trommelwirbel:

  • Die C‑Aufgaben sind die­je­ni­gen, die zwar eilig, aber nicht wich­tig genug sind, damit sich der VIP (aka du) die Hän­de schmut­zig macht.

Hast du nicht etwas vergessen?

Ja klar:

  • Die A‑Aufgaben sind wich­tig und eilig - sie müs­sen sofort und von dir erle­digt werden.

Aber um die geht es an die­ser Stel­le nicht 😉

B. Ist es eine Aufgabe oder ein Termin?

Im zwei­ten Durch­lauf notierst schreibst du neben jeden Punkt, bei dem es sich um einen Ter­min oder eine ter­min­ge­bun­de­ne Auf­ga­be (z.B. mit Dead­line) han­delt, ein T“ (oder K“ für Kalender). 

Super-Mega-Hack: Nut­ze am bes­ten die Erin­ne­rungs­funk­ti­on auf dei­nem Han­dy (ich nut­ze dafür Goog­le Calen­dar), sodass du auto­ma­tisch an alle wich­ti­gen Ter­mi­ne und Dead­lines erin­nert wirst. Schwupps. Noch weni­ger Din­ge zu merken!

Glück­wunsch! Die Lis­te ist schon mal klei­ner.

C. Wo gehört es hin?

An die­ser Stel­le sind nur noch Auf­ga­ben übrig, die du per­sön­lich erle­di­gen musst. 

Jetzt stellst du dir die Frage: 

  1. Wie vie­le Schrit­te sind nötig bis die Auf­ga­be erle­digt ist?
  2. Wie schnell kann ich die Auf­ga­be erledigen?
  3. Auf wel­che Lis­te gehört sie?
1. Mehrere Schritte nötig (= Projekt)

Auf­ga­ben, die meh­re­re Schrit­te erfor­dern, sind genau genom­men ein klei­nes (oder auch gro­ßes) Pro­jekt“.

Damit du lang­fris­tig einen guten Über­blick über alle dei­ne Auf­ga­ben hast, ist es sinn­voll, sol­che grö­ße­ren Auf­ga­ben geson­dert auf­zu­lis­ten und im Auge zu behal­ten. Dar­um wer­den sie auf einer Pro­jekt­lis­te“ in einer Pro­jekt­map­pe gesam­melt (dazu mehr im Bei­trag Schritt 3: Orga­ni­sie­ren“).

An die­ser Stel­le reicht das Kür­zel P“ auf dei­ner Liste. 

Du hast bis jetzt schon 3 Kate­go­rien aussortiert: 

  • D“ = Dele­gie­ren = jemand ande­res kann es erledigen
  • T“ = Ter­min­ka­len­der = Ter­mi­ne, Geburts­ta­ge, Jubi­lä­en, Deadlines 
  • P“ = Pro­jek­te = alle grö­ße­ren Auf­ga­ben, die nicht mit einem Schritt erle­digt sind
2. Brauche ich länger als 2 Minuten dafür?

Auf dei­ner Lis­te sind jetzt nur noch Hand­lun­gen übrig, die mit einer Akti­on erle­digt sind.

Es bie­tet sich nun an, zu kenn­zeich­nen, wel­che Din­ge davon sich in weni­ger als 2 Minu­ten (oder 5–10 Min.) erle­di­gen las­sen. Die­se Auf­ga­ben kannst du ein­krei­sen.

  • O“ = weni­ger als 2 Min. (ein­krei­sen)

Nor­ma­ler­wei­se, wenn du das nicht gera­de zum ers­ten Mal machen wür­dest und die Lis­te daher nicht so umfang­reich wäre wie jetzt – wür­dest du dich im nächs­ten Schritt als ers­tes um die­se Auf­ga­ben küm­mern, sprich: sie erledigen. 

Wir wer­den für sie aber eine geson­der­te Lis­te anle­gen und schau­en, wel­che die­ser kur­zen Ein-Schritt-Auf­ga­ben man bün­deln kann, um sie in einem pas­sen­den Zeit­fens­ter effi­zi­ent als Block zu erledigen.

Hui, der Kopf wird schon etwas kla­rer oder?

3. Auf welche Liste gehört die Aufgabe?

Ver­blie­ben sind jetzt nur noch Auf­ga­ben, die Hand­lun­gen erfor­dern, wel­che län­ger als 2 Minu­ten dau­ern. Bei die­sen fragst du dich jetzt:

  • Wo gehört es hin? 
  • Wo muss ich es able­gen, um mich spä­ter dar­um zu kümmern? 

Wich­tig ist an die­ser Stelle: 

Ja, du musst JETZT ent­schei­den, was mit einer Sache pas­siert und die Ein­sor­tie­rung vor­neh­men. Du darfst kei­nen Punkt aus­las­sen oder zurück­stel­len! (Wir wer­fen den Müll nicht zurück in dei­nen Kopf – da hat er nichts ver­lo­ren…)

Die ver­blie­be­nen Auf­ga­ben fin­den ihr neu­es Heim in LIS­TEN, die wir in Schritt 3 ent­spre­chend ihres KON­TEX­TES anle­gen wer­den. Gän­gi­ge Lis­ten sind:

  • Anru­fe
  • Zu Hau­se
  • Arbeit
  • Unter­wegs
  • War­ten auf
  • Vielleicht/​Irgendwann
  • Com­pu­ter

Du kannst sie ger­ne mit für dich pas­sen­den Lis­ten aka Sam­mel­stät­ten aka Bear­bei­tungs­sta­tio­nen ergän­zen, so wie ich unter dem nächs­ten Punkt.

Alle Kürzel im Überblick

  • A“ = Anru­fe (oder per Whats­app mel­den, kann aber eben­falls auf die­se Liste) 
  • B“ = Besorgungen 
  • D“ = Delegieren 
  • H“ = (Zu) Hau­se oder Haus­ar­beit“
  • K“ = Kaufen 
  • M“ = Mit­tei­len, anzu­spre­chen­de Punk­te (Per­so­nen & Meetings) 
  • PC“ = Am Com­pu­ter oder Online­ar­beit“
  • P“ = Pro­jekt (erfor­dert meh­re­re Hand­lungs­schrit­te, z.B. Umzug, Repa­ra­tu­ren, DIY
  • V/I“ = Viel­leicht / Irgend­wann (Din­ge, die noch rei­fen müs­sen; DIY; Ideen) 
  • W“ = Warten-auf 
Wenn wir mit dem, was in dei­nem Kopf ist, fer­tig sind und das­sel­be mit dei­nem phy­si­schen oder digi­ta­len Papier­kram machen – dann kom­men noch zwei wich­ti­ge Kür­zel ins Spiel, I“ für Info­ma­te­ri­al und L“ für Lesen / noch mal durch­ge­hen.

Tadaa! Die Lis­te ist wei­ter geschrumpft. YAY! 😀

Was passiert mit den notierten Gedanken und Gefühlen?

Für alles, was Hand­lun­gen von mir erfor­dert, ver­fah­re ich anschlie­ßend dann nach der GTD®-Methode (Get­ting Things Done® and GTD® sind regis­trier­te Mar­ken der David Allen Com­pa­ny).

Für alles, was mei­ne See­le und mei­nen Geist belas­tet, ver­fah­re ich nach der Liqui­da­tor-Metho­de (Wie ich mei­ne Ängs­te besiegt habe und Sie es auch kön­nen“ von Georg Gross).

Die­se gan­ze Akti­on dau­ert beim ers­ten Mal natür­lich etwas län­ger. Oder vieeel län­ger – je nach­dem, wie viel sich in dei­nem Kopf ange­sam­melt hat.

Doch sobald das ein­mal erle­digt ist (und vor allem, sobald dein Sys­tem steht), rei­chen jeden Tag 5 Minu­ten dafür aus.

Die Lis­ten musst du natür­lich REGEL­MÄ­ßIG durch­se­hen und bei jedem Durch­gang ENT­SCHEI­DEN, wel­ches die NÄCHS­TEN SCHRIT­TE sind, die zu tun sind.

Am bes­ten hat sich eine wöchent­li­che Durch­sicht bewährt. So schlüpft garan­tiert nichts unter den Radar 😉

Zusammenfassung

Bra­vo! In die­sem Schritt hast du: 

  1. Dele­giert, was auch jemand ande­res erle­di­gen kann. 
  2. Ter­mi­ne (= Kalen­der) & Auf­ga­ben (= Lis­ten) getrennt. 
  3. Bestimmt, was ein Pro­jekt ist, weil meh­re­re Schrit­te erfor­der­lich sind. 
  4. Bei allem, was län­ger als 2 Minu­ten dau­ert und in einem Schritt erle­digt ist, hast du ent­schie­den, wo es hin gehört (Anru­fe“, War­ten auf“, Viel­leicht / Irgend­wann“, usw.).
  5. Erle­digt, was du in weni­ger als 2 Minu­ten erle­di­gen kannst. – Auf einer Lis­te notiert, wel­che du in Kür­ze effi­zi­ent als Block erle­di­gen wirst.

ERGEBNIS

Du hast für jede Auf­ga­be bestimmt, was mit ihr zu tun ist. Es exis­tie­ren kei­ne Ange­le­gen­hei­ten mehr, die nicht rele­vant sind und nur dei­ne To-Do-Lis­te verstopfen. 

Übrig sind nur Auf­ga­ben, die kon­kre­ten Hand­lungs­be­darf haben. 

AUSBLICK

Den Sta­pel noch zu erle­di­gen“ (bald, eines Tages, bestimm­tes Datum) in ein zuver­läs­si­ges Sys­tem mit Erin­ne­rungs­hil­fen einsortieren. 

Die Ideen in die­ser Arti­kel-Serie basie­ren auf den Metho­den und Prin­zi­pi­en, die David Allen in sei­nem legen­dä­ren Buch Get­ting Things Done® vor­stellt. Ich rei­ße die ein­zel­nen Ele­men­te der Metho­de nur an und prä­sen­tie­re sie in bereits modi­fi­zier­ter, ergänz­ter und auf das digi­ta­le Zeit­al­ter ange­pass­ter Form. Wer die Metho­de David Allens an sich und in ihrer Ganz­heit ver­ste­hen und anwen­den will, dem emp­feh­le ich, sich das Buch zu kau­fen und es zu stu­die­ren. Es wird sich in jedem Fall auszahlen.
Margarita
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