Wenn es um Zeit- und Selbst­ma­nage­ment geht, kommt man ein­fach nicht an der berühmt berüch­tig­ten EISEN­HO­WER-MATRIX vor­bei. War­um ist sie legen­där? Weil sie funk­tio­niert. Wenn die Hüt­te brennt, der Kopf explo­diert und erdrü­cken­de Panik auf­steigt, die dein Hirn lähmt; wenn es in Cor­ti­sol badet, aber Ent­schei­dun­gen getrof­fen wer­den müs­sen – DANN ist die­se Matrix der FIL­TER, den du jetzt brauchst. 

Zuerst ist natür­lich Bra­in­dum­ping ange­sagt, wie es Teil mei­nes ​„Kopf-frei-krie­gen-Pro­zes­ses“ ist. 

Nach­dem du alles raus­ge­schrie­ben hast, was in dei­nem Kopf umher­schwirrt, ist es rat­sam, die Lis­te schnell auf die wesent­li­chen Auf­ga­ben zu redu­zie­ren, wie ich es hier beschrei­be: Kopf frei krie­gen – Schritt 2: Ordnen

Danach sind nur noch Auf­ga­ben übrig, die kon­kre­ten Hand­lungs­be­darf haben. 

Der Rest ist dank Bra­in­dum­ping auch schon drau­ßen – dein Kopf dröhnt nicht mehr so, du fühlst dich schon leich­ter und dein Gehirn fängt lang­sam an wie­der zu sich zu kom­men. Nach­dem die hei­ße Pha­se, in der du steckst, vor­über ist, kannst du dich den ande­ren Punk­ten auf der Lis­te widmen.

Ja, ok. Aber wo bleibt die ver­spro­che­ne Matrix?

Geduld. Hier kommt sie ja.

Die Matrix ist das wirk­lich Legen­dä­re an die­ser Fil­ter-Metho­de:

I have two kinds of pro­blems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.1Dwight D. Eisen­ho­wer Die zwei Kate­go­rien (dringend/​wichtig) ste­hen für die zwei Ach­sen im Koordinatensystem: 

Ver­ti­kal die Dring­lich­keit,
hori­zon­tal die Wich­tig­keit.

(Bil­der kom­men auch noch, versprochen)

JETZT gehst du dei­nen Zet­tel noch ein­mal durch und lässt alle Auf­ga­ben mit­tels zwei Fra­gen durch 4 Fil­ter laufen:

  1. Ist die Auf­ga­be wich­tig oder unwich­tig?
  2. Ist die Auf­ga­be drin­gend oder nicht drin­gend?

How To: Prioritäten-Liste

Los geht’s:

Nimm dir ein Blatt Papier, male zwei über­kreuz­te Lini­en, sodass du 4 Qua­dran­ten hast, und ord­ne dei­ne Auf­ga­ben in die ent­spre­chen­den Qua­dran­ten ein.

…
…
…
…

So weit. So gut.

Du hast jetzt hof­fent­lich in jedem Qua­dran­ten eini­ge To Do’s notiert und siehst nun auf einen Blick alle Auf­ga­ben, die:

A./ drin­gendund wich­tig,
C./ drin­gend, aber nicht wichtig,
B./ wich­tig, aber nicht eilig,
D./weder wich­tig, noch eiligsind.

Glück­wunsch! Damit liegt die größ­te Denk­ar­beit schon hin­ter dir. *applaus*

Klar­heit.

Da bist du ja.

Und wie weiter?

Gut, dass du fragst.

Die ver­dreh­ten Buch­sta­ben sind dir auf­ge­fal­len? Sehr gut! Die brau­chen wir jetzt. Mach jetzt folgendes:

D-Aufgabeneleminieren.

Ab in den Papier­korb damit. Die­se Auf­ga­ben haben auf dei­ner Prio­ri­tä­ten-Lis­te nichts verloren.

C-Aufgaben delegieren.

Was nicht wich­tig ist, kann jemand ande­res über­neh­men. Mach ein paar Anru­fe oder schreib eine Mail.

(Die ​„Hilfe-das-muss-ich-ALLES-heute-noch-erledigen-sonst-war’s‑das-mit-meinem-Leben/Studium/[…]“-Lis­te ist viel über­sicht­li­cher geworden.)

B-Aufgaben terminieren.

Wich­ti­ge Auf­ga­ben musst du selbst erle­di­gen, klar – aber die­se hier haben noch Zeit. Ihr Platz ist im Ter­min­ka­len­der. (Erin­ne­rungs­funk­ti­on nicht vergessen!)

A-Aufgaben sofort selbst erledigen.

Das sind die VIP-Ange­le­gen­hei­ten. Das sind die To Do’s, die das gan­ze inne­re Cha­os ver­ur­sa­chen, weil sie bren­nen.

Und das war’s auch schon. 

Ziel die­ser Matrix ist es, die Auf­ga­ben ihrer Prio­ri­tät nach zu ordnen. 

Klar, mit einem guten Selbst­ma­nage­ment kommt es in der Regel sel­te­ner zu Momen­ten, in denen man nicht mehr weiß, wo oben und unten ist und nicht mehr in der Lage ist, den nächs­ten Schritt zu bestim­men, weil im Kopf tota­les Cha­os herrscht.

Aber man kann noch so gut orga­ni­siert sein – man muss damit rech­nen, dass man trotz­dem irgend­wann an einen Punkt gelangt, an dem man auf die­se Matrix ange­wie­sen ist. 

Die Eisen­ho­wer-Metho­de hilft dir schnell dich auf die rich­ti­gen Auf­ga­ben total zu fokus­sie­ren. Ohne Schweiß­per­len auf der Stirn, weil du Angst hast, noch etwas Wich­ti­ges ​„ver­ges­sen“ zu haben. 

Warum funktioniert die Methode?

Die Metho­de funktioniert, 

  • …weil wir Men­schen dazu nei­gen, gro­ße, kom­pli­zier­te und anspruchs­vol­le Auf­ga­ben auf­zu­schie­ben und statt­des­sen lie­ber zuerst die leich­ten Auf­ga­ben erle­di­gen (Mails beant­wor­ten, schnell noch die Spül­ma­schi­ne auf­räu­men), die uns kei­nen Schritt wei­ter bringen. 
  • …weil wir im Modus schnell, schnell, schnell sind und uns nicht die Zeit neh­men zu über­prü­fen, ob Auf­ga­be X auch über­mor­gen, Auf­ga­be Y aber unbe­dingt bis mor­gen erle­digt sein muss.
  • …weil wir Arbeit dop­pelt machen (spe­zi­ell auf der Arbeit), weil wir kei­nen Über­blick haben.
  • …weil wir uns nicht die Zeit neh­men, die Auf­ga­ben zu ana­ly­sie­ren und z.B. Nut­zen-Kos­ten-Glei­chun­gen aufzustellen..
  • …oder gleich­ar­ti­ge Auf­ga­ben zu bün­deln und sie in einem Rutsch zu erledigen.
  • …weil wir sich öff­nen­de Zeit­fens­ter nicht sinn­voll nutzen,
  • …weil wir nicht effek­tiv mit unse­rer Ener­gie haus­hal­ten.

Kurz­um: Die Metho­de funk­tio­niert, weil wir ohne sie zur fal­schen Zeit die fal­schen Prio­ri­tä­ten setzen.

Du gewinnst mehr Zeit, wenn du täg­lich (oder wenigs­tens 1x/​Woche) alle To Do’s genau ana­ly­sierst, fil­terst und prio­ri­sierst, als du meinst durch ewi­ges Wei­ter­wursch­teln zu sparen. 😉
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Fußnoten

  1. Wiki­pe­dia: Eisenhower-Prinzip