Zuerst ist natürlich Braindumping angesagt, wie es Teil meines „Kopf-frei-kriegen-Prozesses“ ist.
Nachdem du alles rausgeschrieben hast, was in deinem Kopf umherschwirrt, ist es ratsam, die Liste schnell auf die wesentlichen Aufgaben zu reduzieren, wie ich es hier beschreibe: Kopf frei kriegen – Schritt 2: Ordnen
Danach sind nur noch Aufgaben übrig, die konkreten Handlungsbedarf haben.
Der Rest ist dank Braindumping auch schon draußen – dein Kopf dröhnt nicht mehr so, du fühlst dich schon leichter und dein Gehirn fängt langsam an wieder zu sich zu kommen. Nachdem die heiße Phase, in der du steckst, vorüber ist, kannst du dich den anderen Punkten auf der Liste widmen.
Ja, ok. Aber wo bleibt die versprochene Matrix?
Geduld. Hier kommt sie ja.
Die Matrix ist das wirklich Legendäre an dieser Filter-Methode:
I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.1Dwight D. Eisenhower Die zwei Kategorien (dringend/wichtig) stehen für die zwei Achsen im Koordinatensystem: Vertikal die Dringlichkeit, horizontal die Wichtigkeit.
(Bilder kommen auch noch, versprochen)
JETZT gehst du deinen Zettel noch einmal durch und lässt alle Aufgaben mittels zwei Fragen durch 4 Filter laufen:
- Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig?
- Ist die Aufgabe dringend oder nicht dringend?
Inhaltsverzeichnis
How To: Prioritäten-Liste
Los geht’s:
Nimm dir ein Blatt Papier, male zwei überkreuzte Linien, sodass du 4 Quadranten hast, und ordne deine Aufgaben in die entsprechenden Quadranten ein.
…
…
…
…
So weit. So gut.
Du hast jetzt hoffentlich in jedem Quadranten einige To Do’s notiert und siehst nun auf einen Blick alle Aufgaben, die:
- (A) Dringend und wichtig.
- © Dringend, aber nicht wichtig.
- (B) Wichtig, aber nicht eilig.
- (D)
Weder wichtig, noch eiligsind.
Glückwunsch! Damit liegt die größte Denkarbeit schon hinter dir. *applaus*
KLARHEIT.
Da bist du ja.
Und wie weiter?
Gut, dass du fragst.
Die Buchstaben sind dir bereits aufgefallen? Die brauchen wir jetzt. Du machst jetzt folgendes:
- D-Aufgaben durchstreichen. Ab in den Papierkorb damit. Diese Aufgaben haben auf deiner Prioritäten-Liste nichts verloren.
- C-Aufgaben delegieren. Was nicht wichtig ist, kann jemand anderes übernehmen. Mach ein paar Anrufe oder schreib ne Mail.
Die Hilfe-das-muss-ich-ALLES-heute-noch-erledigen-sonst-war’s‑das-mit-meinem-Leben/Studium/[…]-Liste ist viel übersichtlicher geworden.
- B-Aufgaben terminieren. Wichtige Aufgaben musst du selbst erledigen, klar – aber diese hier haben noch Zeit. Ihr Platz ist im Terminkalender. (Erinnerungsfunktion nicht vergessen!)
- A-Aufgaben sofort selbst erledigen. Das sind die VIP-Angelegenheiten. Das sind die To Do’s, die das ganze innere Chaos verursachen, weil sie brennen.
Und das war’s auch schon.
Ziel dieser Matrix ist es, die Aufgaben ihrer Priorität nach zu ordnen.
Klar, mit einem guten Selbstmanagement kommt es in der Regel seltener zu Momenten, in denen man nicht mehr weiß, wo oben und unten ist und nicht mehr in der Lage ist, den nächsten Schritt zu bestimmen, weil im Kopf totales Chaos herrscht.
Aber man kann noch so gut organisiert sein – man muss damit rechnen, dass man trotzdem irgendwann an einen Punkt gelangt, an dem man auf diese Matrix angewiesen ist.
Warum funktioniert die Methode?
Die Methode funktioniert,
- …weil wir Menschen dazu neigen, große, komplizierte und anspruchsvolle Aufgaben aufzuschieben und stattdessen lieber zuerst die leichten Aufgaben erledigen (Mails beantworten, schnell noch die Spülmaschine aufräumen), die uns keinen Schritt weiter bringen.
- …weil wir im Modus schnell, schnell, schnell sind und uns nicht die Zeit nehmen zu überprüfen, ob Aufgabe X auch übermorgen, Aufgabe Y aber unbedingt bis morgen erledigt sein muss.
- …weil wir Arbeit doppelt machen (speziell auf der Arbeit), weil wir keinen Überblick haben.
- …weil wir uns nicht die Zeit nehmen, die Aufgaben zu analysieren und z.B. Nutzen-Kosten-Gleichungen aufzustellen..
- …oder gleichartige Aufgaben zu bündeln und sie in einem Rutsch zu erledigen.
- …weil wir sich öffnende Zeitfenster nicht sinnvoll nutzen,
- …weil wir nicht effektiv mit unserer Energie haushalten.
Kurzum: Die Methode funktioniert, weil wir ohne sie zur falschen Zeit die falschen Prioritäten setzen.
- Kristallklare Prioritäten dank Klarheit – 17. Februar 2021
- Prägende Kindheitserinnerungen – Teil 1 – 16. Februar 2021
- Die Eisenhower-Methode – 29. Januar 2021
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