Innere Ruhe finden mit Trello | © Margarita Gross

Nach­dem ich bereits seit über einem Jahr ver­such­te mich mit­tels Life Plan­ner und dem Bul­let Jour­nal nach der GTD-Metho­de zu orga­ni­sie­ren, gab es immer noch Berei­che und Auf­ga­ben, die mir Kopf­schmer­zen berei­te­ten. Ein Bereich was das Blog­gen. Ich habe etli­che Lis­ten mit Blog-The­men, die sich sta­pel­ten, im Life Plan­ner wie auch in One­Note und sogar in mei­nem Notiz­block, den ich immer bei mir habe, falls mir unter­wegs nach skiz­zie­ren einer Idee zumu­te ist.

Die­se end­los lan­gen Lis­ten über­for­der­ten mich. Sie waren zwar raus aus mei­nem Kopf, aber immer noch da — und es war unklar für wie lan­ge noch, denn der „nächs­te Schritt“ war so nicht defi­nier­bar.

Ich wuss­te, so konn­te es nicht wei­ter­ge­hen.

Vor allem was mei­nen Haupt-Blog betraf, was ein gro­ßes Her­zens­pro­jekt war. Es mach­te mich fer­tig, dass ich alle Lösun­gen hat­te, die ich als Teen­ager so ver­zwei­felt über­all gesucht habe und nir­gend­wo fand: nicht bei mei­nen Leh­rern, nicht in der Biblio­thek, nicht in Video-Kur­sen und schon gar nicht im Inter­net (im Jahr 2002 nicht und heu­te genau­so wenig). Wir saßen auf dem Wis­sen, dass so vie­len hel­fen könn­te — EINE Lösung für VIE­LE Pro­ble­me. Sowas wie die For­mel e=mc² für’s Kla­vier- und Gei­ge­spie­len.

Doch ich hat­te die­se Blo­cka­de. Ich wuss­te nicht, wo ich bit­te anfan­gen soll. Dazu kam, dass wir noch an einem wei­te­ren Kurs und einem wei­te­ren grö­ße­ren Pro­jekt saßen.

Ich habe schon zu Redak­ti­ons­plä­nen recher­chiert, aber die Vor­schlä­ge über­zeug­ten mich nicht. Excel ist zwar ganz nett dafür, aber ein­fach nicht mein Ding. Ich kann nur von mei­nem PC dar­auf zugrei­fen, ich kann sie nicht mit mei­nem Part­ner tei­len, ich kann nicht mit Far­ben und Schlag­wör­tern arbei­ten.

Doch eines Tages, ganz unver­mit­telt, sah ich bei Face­book die­sen Bei­trag von Katha­ri­na Lewald. Weil ich ihre infor­ma­ti­ve Art zu schrei­ben moch­te — was bei mir immer eine gro­ße Rol­le spielt — und mir ihr Blog-Design gefiel, bin ich dem Link gefolgt statt den Bei­trag wie so oft nur zu über­flie­gen („weiß ich schon, kenn ich, bestimmt wie­der nur Wer­bung, sicher zu kom­pli­ziert, brauch ich nicht drauf gehen“).

Unter Punkt #8 fand ich dann genau das, wonach ich solan­ge gesucht habe: ein Tool bzw. eine Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, die sich ein­fach per­fekt für Redak­ti­ons­plä­ne eig­ne­te.

Ich muss­te nur das Screen­shot sehen und ich wuss­te: das ist es!!

Ich fol­ge sogleich dem Link zum Redak­ti­ons­plan und fand dort einen ande­ren wun­der­ba­ren Screen­shot. Sofort habe ich mich bei Trel­lo ange­mel­det und mei­ne ers­ten Boards ange­legt.

Bei Trel­lo gibt es:

  1. Boards (Ober­the­ma)
  2. Lis­ten (Kate­go­rie, Unter­punkt)
  3. Kar­ten (grö­ße­re Auf­ga­be).
  4. Inner­halb der Kar­ten: Check­lis­ten
Board 1: Blog-Ide­en

Ich habe mir drei Boards zum The­ma „Blog“ ange­legt. Das ers­te Board („Blog-Ide­en“) hät­te ich auch weg­las­sen kön­nen und die Ide­en wie gehabt im Life-Plan­ner sam­meln. Aller­dings habe ich so oft unter­wegs Ide­en, dass es für mich prak­ti­scher ist dafür ein Online-Tool zu nut­zen. Außer­dem habe ich gern alles, wor­an ich jetzt und in naher Zukunft arbei­te an einem Ort.

Auf die­ses Board kom­men nun also the­ma­tisch sor­tiert alle mei­ne Ide­en. Zur Zeit habe ich 30 Lis­ten mit Ide­en zu mei­nem Haupt-Blog. Hier ein Bei­spiel:

Innere Ruhe finden mit Trello – Boards| © Margarita Gross

Board 2: Edi­to­ri­al Calen­dar (Redak­ti­ons­plan)

Das Sen­sa­tio­nel­le kommt jetzt: das drit­te Board – der Redak­ti­ons­plan. Nun suche ich mir die wich­tigs­ten oder inter­es­san­tes­ten The­men aus und ord­ne sie den Mona­ten zu. So sehe ich auf einen Blick, wel­che Blog-Arti­kel ich in die­sem Monat schrei­ben möch­te.

Die­ses Tool hat mein Leben so viel leich­ter gemacht!

Nach die­sem Mus­ter habe ich auch alle ande­ren Lebens­be­rei­che orga­ni­siert, doch dazu spä­ter. Jeden­falls fühl­te es sich an als wür­de man mir einen blei­schwe­ren Man­tel von den Schul­tern neh­men, die Über­for­de­rung nahm lang­sam ab.

Und das Bes­te ist: man kann den ein­zel­nen Auf­ga­ben-Kar­ten Labels geben, ja — Labels!

Ich ver­wen­de sie auf dem Edi­to­ri­al Calen­dar-Board („XY-Blog“ auf dem Bild), um auf einen Blick zu sehen, wel­che Kate­go­ri­en ver­tre­ten sind. So kann ich die The­men gleich­ge­wich­te­ter auf die Mona­te ver­tei­len. (Eine wei­te­re Mög­lich­keit Labels zu nut­zen beschrei­be ich wei­ter unten.)

Innere Ruhe finden mit Trello – Listen | © Margarita Gross

Board 3: Aktu­el­ler Bei­trag (Optio­nal)

Aber es geht noch wei­ter. Ich muss nun zuse­hen, dass ich die monat­li­chen Auf­ga­ben (zu denen ja nicht nur Blog-Arti­kel schrei­ben gehört) sinn­voll auf die Wochen ver­tei­le bzw. zumin­dest auf die kom­men­de. Dafür habe ich ein drit­tes Board ange­legt „Aktu­el­ler Bei­trag“:

Innere Ruhe finden mit Trello – Listen | © Margarita Gross

Auf die­sem Board sehe ich, in wel­chem Sta­di­um sich ein Bei­trag gera­de befin­det. Bei mir durch­läuft ein Bei­trag 6 Sta­di­en, ich über­le­ge noch „Ent­wurf“ mit rein­zu­neh­men:

  1. — Recher­che
  2. — (Ent­wurf)
  3. — In Arbeit (schrei­ben)
  4. — Edi­tie­ren
  5. — Gra­fi­ken, Bil­der
  6. — Bewer­ben, Soci­al Media
  7. — Bewer­ben 2

Wow. Es ist also mög­lich.

End­lich habe ich den abso­lu­ten Über­blick ohne dass es sich belas­tend oder über­for­dernd anfühlt, son­dern im Gegen­teil. Ich war über­rascht, wie „mach­bar“ alles plötz­lich schien. Das mul­mi­ge Gefühl, das ich sonst ver­spür­te, wenn ich mal wie­der ein neu­es Sys­tem, einen neu­en „Plan“ betrach­te­te, waren weg, weil die unbe­wuss­ten Zwei­fel an dem jewei­li­gen Sys­tem nicht da waren. Nun ist alles nicht nur wun­der­bar geord­net, die Auf­ga­ben sind auch sys­te­ma­tisch abge­legt und ter­mi­niert.

Die­sem Tool, die­sem Sys­tem kann ich voll und ganz ver­trau­en. 🙂

Board: @ Nächs­ter Schritt

Natür­lich besteht ein Unter­neh­men nicht nur aus einem Blog. Wäh­rend ich für das The­ma Blog gleich 3 Boards ange­legt habe, fas­se ich alle übri­gen The­men in einem Board zusam­men. Das heißt kon­kret: ich behal­te die Kar­ten-Orga­ni­sa­ti­on des Edi­to­ri­al Calen­dars bei.

Ich habe also die Jah­res­zie­le im ers­ten Board und die dar­in ent­hal­te­nen The­men ver­tei­le ich auf die Mona­te (Monats­zie­le).

Hin­zu kom­men noch zwei wei­te­re Boards, die sich als sehr nütz­lich erwie­sen haben: „To-Do die­sen Monat“ und „In Arbeit“. Das sieht dann so aus:

Innere Ruhe finden mit Trello – Karten | © Margarita Gross

Auf die­sem Board ver­zich­te ich auch den ein­zel­nen Auf­ga­ben Kate­go­ri­en in Form von Labels zuzu­wei­sen. Das ist für mich revo­lu­tio­när. Denn ich kann­te bis dato kei­ne ande­re Metho­de Din­ge und Auf­ga­ben über­sicht­lich zu ord­nen als sie Kate­go­ri­en zuzu­wei­sen. Woll­te ich sie dann auch noch nach Dead­lines sor­tie­ren, bräuch­te ich X Win­dows-Ord­ner/­Lis­ten/O­ne­Note-Abschnit­te/Boards. Soweit kam es nie, statt­des­sen schau­te ich nur peri­odisch rein und die Auf­ga­ben düm­pel­ten so vor sich hin.

Jetzt benut­ze ich Labels, um den Auf­ga­ben einen Sta­tus zuzu­wei­sen.

Zum Bei­spiel:

  • rot: drin­gend
  • gelb: wich­tig
  • grün: noch Zeit
  • blau: abklä­ren
  • lila: noch 1 Schritt
  • grau: nach­fra­gen

Ein wei­te­rer Vor­teil zum Life Plan­ner ist, dass man Auf­ga­ben bzw. Kar­ten ganz ein­fach ver­schie­ben kann — von Lis­te zu Lis­te und von Board zu Board. Außer­dem kann ich grö­ße­re Auf­ga­ben bün­deln, indem ich in einer Kar­te eine Check­lis­te anle­ge. So las­sen sich Teil-Auf­ga­ben und Teil-Zie­le nach­ver­fol­gen ohne dass die all­ge­mei­ne Über­sicht dar­un­ter lei­det. (Dazu gleich mehr.)

Nicht zuletzt nut­ze ich die „Kom­men­tar-Funk­ti­on“ der Kar­ten auch dazu Links dort abzu­le­gen. Wenn ich z.B. auf einer Sei­te etwas lese, dass mich zu einem bestimm­ten Blog-Bei­trag inspi­riert oder wenn ich die Sei­te zwecks Recher­che noch ein­mal auf­su­chen möch­te, dann habe ich sie gleich „griff­be­reit“.

Pri­va­tes Leben orga­ni­sie­ren

Mit Trel­lo kann man nicht nur sein geschäft­li­ches, son­dern natür­lich auch sein pri­va­tes Leben wun­der­bar (ich wür­de sogar sagen, gera­de­zu per­fekt) orga­ni­sie­ren.

Ich hal­te mich aber auch hier an fol­gen­de Lis­ten:

  • Jah­res­auf­ga­ben
  • In Arbeit
  • To-Do die­sen Monat
  • Jan — März
  • April — Juni
  • Juli — Sept.
  • Okt. — Dez.
  • Viel­leicht / Irgend­wann

In die­se Lis­ten kommt ALLES rein, was ich in einem Jahr zu tun geden­ke. Moment, nicht nur „geden­ke“, hier kom­men nur ich wür­de sogar „nächs­te Schrit­te“ rein.

Ich begin­ne das Jahr also mit der Erstel­lung des Boards „Jah­res­auf­ga­ben“.

Da kommt alles rein, was ich in die­sem Jahr an Auf­ga­ben habe, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Als nächs­tes sor­tie­re ich alle Auf­ga­ben aus, die kei­ne beson­ders hohe Prio­ri­tät haben, die kom­men dann auf die ich wür­de sogar „Viel­leicht / Irgendwann“-Liste. Zusätz­lich habe ich noch die­se Lis­ten:

  • @ Mama
  • @ Oma
  • @ Inter­net (Recher­che)
  • @ Freun­de

Die­se Lis­ten spre­chen für sich: hier kommt alles rein, was ich noch mit mei­ner Mut­ter und Oma bespre­chen möch­te oder beim nächs­ten Besuch mit­neh­men oder hin­brin­gen muss, was ich im Inter­net zu tun habe und auch Noti­zen zum letz­ten Gespräch, das ich mit einer Freun­din geführt habe und wel­che Punk­te ich dem­nächst mit ihr bespre­chen möch­te.

Innere Ruhe finden mit Trello – Karten | © Margarita Gross

Ich hat­te auch zunächst eine „Lesen-Lis­te“ auf die­sem Board (alle Bücher, die ich aktu­ell lese). Aller­dings habe ich dar­aus jetzt ein eige­nes Board gemacht.

Manch­mal, wie bei sich wie­der­ho­len­der Haus­ar­beit, ist es über­sicht­li­cher und prak­ti­scher alle Teil-Auf­ga­ben als Check­lis­te in einer Kar­te auf­zu­füh­ren.

Das heißt, Auf­ga­ben, die monat­lich zu tun sind, z.B. Kühl­schrank put­zen, kom­men als Check­lis­te auf eine Kar­te „Haus­ar­beit monat­lich“. Die­se Kar­te kann man auch als wie­der­keh­ren­de Kar­te anle­gen. Man archi­viert sie dann nicht, son­dern setzt ein­fach das „Due Date“ immer wie­der neu.

Oder man hat nur eine Kar­te „Haus­ar­beit“ und dar­in legt man drei Check­lis­ten an:

  • Haus­ar­beit wöchent­lich“,
  • Haus­ar­beit monat­lich“,
  • Haus­ar­beit wöchent­lich“.

Innere Ruhe finden mit Trello – Checklisten | © Margarita Gross

Das­sel­be kann man auch mit Büchern machen, die mal lesen will.

Ein­fach eine Lis­te „Bücher“ anle­gen und dar­in meh­re­re Check­lis­ten — je eine pro Kate­go­rie.

In die­sem Fall woll­te ich aber ger­ne auf einen Blick sehen, wel­che Bücher ich in wel­cher Kate­go­rie habe, wes­halb ich mich für ein ein­zel­nes Board nur für Bücher ent­schie­den habe:

Innere Ruhe finden mit Trello – Boards | © Margarita Gross

Das ist natür­lich nur eine Mög­lich­keit Trel­lo für pri­va­te Zwe­cke zu nut­zen. Gene­rell ist das Tool mei­ner Mei­nung nach sehr gut mit der GTD-Metho­de ver­ein­bar. Ich wer­de dar­auf sicher in einem zukünf­ti­gen Bei­trag noch wei­ter ein­ge­hen.

Nach­trag:

Mitt­ler­wei­le nut­ze ich Trel­lo auch als Life Plan­ner. Der Pro­zess der Wochen­pla­nung läuft dann in etwa so ab:

  1. Ich schaue in mein Bul­let Jour­nal, was gera­de „in Arbeit“ ist, was ich gege­be­nen­falls auf mor­gen ver­schie­ben muss und was ich viel­leicht kom­plett strei­chen könn­te.
  2. Dann neh­me ich in mei­nen Ter­min­ka­len­der und schaue, ob mor­gen wich­ti­ge Ter­mi­ne anste­hen oder eine Dead­line.
  3. Als nächs­tes gehe ich auf mein „@ Nächs­te Schritte“-Board (Trel­lo) und schaue, was die­sen Monat ansteht. Dann über­tra­ge ich die Auf­ga­be, die am bes­ten in den Zeit­rah­men passt in mein Bul­let Jour­nal für den nächs­ten Tag.
  4. Möch­te ich einen neu­en Blog-Bei­trag schrei­ben, schaue ich auf das Board „Edi­to­ri­al Calen­dar“, wel­che Blog­ar­ti­kel ich in die­sem Monat schrei­ben woll­te.
  5. Ist schon ein Arti­kel in Arbeit, dann schaue ich auf dem Board „Aktu­el­ler Bei­trag“, in wel­chem Sta­di­um sich der Bei­trag befin­det und was als nächs­tes zu tun ist.
  6. Muss ich z.B. einen Bei­trag edi­tie­ren, dann schrei­be ich „XY-Bei­trag edi­tie­ren“ in mein Bul­let Jour­nal.

Soll­te sich am nächs­ten Tag abzeich­nen, dass ich für eine Auf­ga­be doch kei­ne Zeit habe, dann kommt es auf die To-Do-Lis­te für den nächs­ten Tag (im Bul­let Jour­nal!). Zeich­net sich ab, dass ich es wie­der nicht schaf­fe, dann ver­schie­be ich es auf nächs­te Woche. Soll­te etwas län­ger­fris­ti­ges dazwi­schen kom­men, dann wür­de ich die Auf­ga­be in die Trel­lo-Lis­te für den nächs­ten Monat ver­schie­ben.

Was ist mit dir?

Ich hof­fe, ich konn­te dem ein oder ande­ren ein paar Inspi­ra­tio­nen geben, wie man sein Leben gefühlt und prak­tisch (wei­der) etwas mehr in die eige­nen Hän­de neh­men kann.

Gera­de für Krea­ti­ve, die stän­dig vor Ide­en plat­zen und die auch öfter neue Din­ge ange­hen, neue Pro­jek­te star­ten, kur­ze und auch län­ger­fris­ti­ge, ist es wich­tig, ein funk­tio­nie­ren­des Sys­tem zu haben, wie man schnell einen kla­ren Kopf bekommt.

Wen das alles im Moment immer noch zu auf­wen­dig und kom­pli­ziert ist — klar, sowas braucht zunächst ein­mal Zeit und Pla­nung bevor es einem hilft Zeit zu spa­ren und einen zu ent­las­ten — der kann für’s ers­te ein­fach auf die gute alte „Alles,-was-gerade-in-meinem-Kopf-herumschwirrt-einfach-ohne-Unterbrechung-runterschreiben-Methode“ (auf Eng­lisch etwas kna­cki­ger unter dem Begriff „bra­in­dum­ping“ bekannt) zurück­grei­fen.

Und erst danach das Auf­ge­schrie­be­ne spe­zi­el­len Lis­ten zuwei­sen und die ein­zel­nen Punk­te auf der Lis­te in kon­kre­te Hand­lungs­an­wei­sun­gen umfor­mu­lie­ren.

Der ers­te Schritt ist dann schon mal getan, und man fängt nicht mit dem Gefühl der Über­for­de­rung an, son­dern hof­fent­lich mit der von Leich­tig­keit, Zuver­sicht und Selbst­ver­trau­en.

Wie sieht es mit dir aus? Hast du schon dein Sys­tem gefun­den? Kann­test du die hier vor­ge­stell­ten Ide­en schon, wenn ja, wie hast du sie umge­setzt?

Oder hast du viel­leicht noch ein paar Tipps und Tricks für mich? Schreib sie unten in die Kom­men­ta­re, ich bin immer offen für neue Anre­gun­gen!

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